Mehr Produktivität im Büro

Grüezi [Vorname_Name]

Wegen einer technischen Panne bei unserem Provider haben nicht alle Abonnenten unsere letzte Ausgabe zum Thema „Verhalten im Grossraumbüro“ erhalten.

Diese und alle bereits erschienen Ausgaben können Sie auf unserer Website nachlesen. Hier der Link: http://www.km-ag.ch/Newsletter--166-470-1/newsletter.html

Auch die heutige Ausgabe befasst sich mit dem Grossraumbüro – im Speziellen, wie man sich bei Lärm und anderen Einflüssen konzentrieren kann.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Konzentration im Grossraumbüro – ist das möglich?
• E-Mail-Kommunikation: Richtig adressiert ist halb gewonnen
• Verbessern Sie Ihre Kommunikation
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook: Berechtigungen für alle Unterordner vergeben
• Rätsel: Relativ häufig

Sprüche der Woche:

Gut vorbereitete Zielfindung ist bewusst ausgelöste Konzentration.
unbekannt

Wenn es ein Geheimnis der Höchstleistung gibt, so heißt es Konzentration. Effektive Manager erledigen erstrangige Dinge zuerst und bearbeiten jeweils immer nur eine Aufgabe.
Peter Ferdinand Drucker

Der Neid der Menschen zeigt an, wie unglücklich sie sich fühlen, und ihre beständige Aufmerksamkeit auf fremdes Tun und Lassen, wie sehr sie sich langweilen.
Schopenhauer

Aufmerksamkeit, mein Sohn, ist, was ich dir empfehle; bei dem, wobei du bist, zu sein mit ganzer Seele.
Rückert

Es gibt in der Welt kein gewisseres Merkmal eines kleinen, schwachen Gemüts als den Mangel an Aufmerksamkeit. Was einmal verdient, getan zu werden, verdient auch, recht getan zu werden.
Chesterfield

Cartoon der Woche:

Konzentration im Grossraumbüro – ist das möglich?

Im Grossraubüro ist es oft schwierig, die Aufmerksamkeit ganz auf eine Sache zu lenken. Unkonzentriertheit schleicht sich ein und kann schnell zur schlechten Gewohnheit werden. Das muss nicht sein.

Konzentration heisst, sich zu sammeln, die Aufmerksamkeit willentlich für eine Weile auf eine Sache zu lenken und sie zu binden – und alles andere zu ignorieren. Wenn Sie sich konzentrieren, sind Sie weder mit halbem Ohr am Nebentisch, noch hängen Sie in Gedanken dem vorherigen Gespräch nach. Sie erwarten weder einen Anruf, noch sind Sie im Geist bereits beim nächsten Anlass.

Eine Frage des Trainings

Konzentration ist vor allem eine Frage des geistigen Trainings. Ein untrainierter Geist wird im Buddhismus mit einem aufgeregten Affen verglichen, der sich wild schreiend von Ast zu Ast schwingt. Wie kann dieser Affe gezähmt werden, damit er ruhig in die Richtung schwingt, in die wir ihn haben wollen? Oft beruht mangelnde Konzentration ganz einfach auf Nachlässigkeit. Die geistige Disziplin fehlt, und es gilt, sich bessere Verhaltensweisen anzutrainieren. Keine leichte Sache! Doch es ist lernbar. Bisweilen stehen wir uns mit übertriebenen Ansprüchen auch selbst im Weg. Wir glauben, wir müssten ohne Pause durcharbeiten und uns selbst in der Unruhe des Grossraumbüros vertieft konzentrieren können.

Was Konzentration erschwert

Was stört unsere Konzentration? Am Arbeitsplatz sind es oft akustische Beeinträchtigungen: Gespräche, Geräusche und Lärm. Wer in offenen Räumen arbeiten muss weiss, wie unangenehm Gespräche in der Nähe sind. Selbst wenn geflüstert wird, spitzt nicht nur ein Hund, sondern auch der Mensch unwillkürlich die Ohren. Auch das Klingeln von Telefonen oder die Geräusche des Kopierers sowie Hintergrundlärm – selbst gedämpft – beeinträchtigen die Konzentration viel stärker als gemeinhin angenommen. Des weitern erschwert Müdigkeit gute Konzentration. Erwachsene können sich über etwa 20 bis 45 Minuten konzentrieren. Bei sehr anspruchsvoller Arbeit ermüdet der Geist allerdings schon früher und braucht ein kurzes Innehalten.

Konzentrationskiller

Ein unterschätzter Konzentrationskiller sind Unterbrechungen. Wenn die Kopfarbeit durchs Telefon oder durch einen Kollegen, der kurz hereinschaut, gestört wird, wird der Denkfluss unterbrochen und die Inhalte im Kurzzeitgedächtnis werden gelöscht. Je anspruchsvoller die Arbeit ist, umso länger dauert es, bis nachher der Faden wieder aufgenommen werden kann.

Der wohl grösste Konzentrationskiller ist jedoch die innere Unruhe. Warum?

Schon bei leichter Anspannung – und bei Stress erst recht – ist der Organismus im Alarmzustand. In diesem Zustand ist die Aufmerksamkeit nach aussen auf die vermeintliche Bedrohung gerichtet. Der Geist ist gleichsam auf dem Sprung und wir sind bei Anspannung leicht ablenkbar. Unter dem Einfluss der Stresshormone sind wir gierig nach neuer Information. In diesem Alarmzustand ist es deshalb schwierig, den Fokus nach innen zu richten, sich zu sammeln und die Aufmerksamkeit auf etwas anderes als die vermeintliche Bedrohung zu lenken. Vor der anspruchsvollen Aufgabe noch rasch die E-Mail checken oder einen Telefonanruf erledigen statt sich zu entspannen, sind in diesem Zustand typische Verhaltensweisen, die die innere Unruhe noch verstärken, statt sie abzubauen.

Selbstbeobachtung nötig

Was stört Ihre Konzentration? Wie sind Ihre Konzentrationsgewohnheiten? Wie lässt sich die Konzentration verbessern? Um diese Fragen zu beantworten, gilt es, sich zunächst einmal öfter beim eigenen Tun zu beobachten – ganz neutral und ohne zu werten. Beobachten Sie sich so, wie ein Elefantenforscher das Verhalten seiner Dickhäuter erfasst. Durch häufige Beobachtung nehmen Sie wahr, was Sie daran hindert, aufmerksam bei einer Sache zu bleiben. Sie erkennen auch, wann und wo sich Konzentration problemlos einstellt oder wie wichtig ein wacher Kopf sowie innere und äussere Ruhe sind.

Geist «busy»halten

Für gute Konzentration benötigt der Geist erstens eine konkrete Anweisung und zweitens herausfordernde Vollbeschäftigung. Der Vorsatz «ich will mich jetzt besser konzentrieren» reicht in der Regel nicht aus. Unser Geist muss ganz konkret wissen, was es tun gibt und wie es angegangen werden soll. Und vor allem muss er bis zur Pause derart intensiv beschäftigt werden, dass ihm für Ablenkungen gar keine Zeit mehr bleibt. Wie wär’s mit folgendem Beispiel: «Ich will diesen Artikel innert fünf Minuten nochmals durchlesen und mir die wichtigsten Punkte einprägen, sodass ich sie morgen meinem Kollegen erzählen kann?»

Probieren Sies unbedingt aus. Sie werden ein kleines Erfolgserlebnis haben, denn Sie werden erkennen, wie Sie durch das Nahziel nach dem Lesen sehr viel mehr wissen. Und wenn Sie Ihren Geist mit dem Affen im Baum vergleichen, werden Sie konstatieren, dass er sich ruhig und gekonnt in die Richtung schwingt, in die Sie ihn haben wollen.

Möchten Sie zu diesem Thema mehr erfahren, dann lesen Sie das Buch von Verena Steiner «Sich besser konzentrieren heisst …»

E-Mail-Kommunikation: Richtig adressiert ist halb gewonnen

Ein Blick oberhalb des «Betreff» lässt schnell erkennen, ob einem das Mail Folgearbeit bringt oder nicht. Grundsätzlich gilt: Wer ein Mail gelesen haben muss und allenfalls sogar reagieren muss, findet seine Adresse im «An»-Feld. Wer seine Adresse im «CC»-Feld liest, hat das Mail zur Kenntnis erhalten – sozusagen als Dienstleistung, um über gewisse Entwicklungen auf dem Laufenden zu sein.

Geübte E-Mail-User schauen deshalb beim Öffnen der Nachricht zuerst in die beiden Felder «An» und «CC». Damit erkennen sie auch sofort, wer ausser ihnen die Mitteilung erhalten hat. Dies verhindert, dass E-Mails an Personen weitergeleitet werden, die sie schon erhalten haben.

Richtig gelesen ist schon halb erledigt

Damit die Kommunikation per E-Mail klappt, muss die empfangende Person sie richtig lesen, das heisst die einzelnen Elemente eines E-Mails in der richtigen Reihenfolge betrachten:

1. Betreff
2. Adressat
3. Mailbody
4. Anlagen (Attachments)

Ordnen Sie die Empfänger korrekt zu

Die sendende Person muss ihrerseits das E-Mail richtig adressieren: Wer mit einem E-Mail einen Auftrag erhalten soll, muss seine Adresse zwingend im «An»-Feld finden – wer reagieren kann, aber nicht muss, gehört ins «CC»-Feld.

Selbstverständlich gilt es bei jedem Mail auch genau zu überlegen, wie viele Empfänger es tatsächlich erhalten sollen. Denn gerade unnötig erhaltene E-Mails vermitteln das geläufige «Mailflut»-Gefühl. Gleichzeitig stellt das E-Mail aber auch eine ideale Möglichkeit dar, verschiedene Abteilungen innerhalb der Firma über Projekte und Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten.

Ihr Mailprogramm hilft Ihnen beim Zuordnen

Gerade wenn Mails zu Informationszwecken relativ breit gestreut werden, ist ein aussagekräftiges «Betreff» umso wichtiger (siehe Newsletter 08/06). Wenn Sie als Empfänger zudem eine Regel im Mailprogramm einrichten, dass per «CC» erhaltene Mails anders abgelegt werden als «An» gesandte, haben Sie Ihre «Mailflut» schon fast im Griff.

Verbessern Sie Ihre Kommunikation

Die bisher in der Rubrik von Myriam Holzner erschienen Tipps und Tricks schenken wir Ihnen als übersichtlich gedruckten Leitfaden.

Bestellen Sie jetzt per E-Mail an kommunikation@kuerzeundwuerze.ch oder telefonisch unter 031 371 70 55 mit dem Vermerk «Leitfaden – Wie Sie besser kommunizieren».

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

Outlook: Berechtigungen für alle Unterordner vergeben

Die meisten Mitarbeiter haben unter ihrem Posteingang diverse Unterordner eingerichtet, um eingehende Mails abzulegen. Damit andere Mitarbeiter auf diese Mails zugreifen können, kann eine Berechtigungen für diese Unterordner zugewiesen werden.

Leider gibt es keine Option, mit der die Berechtigungen für den übergeordneten Posteingang ganz einfach an die vorhandenen Unterordner weitergeben werden. Um das zu erreichen muss man jeden einzelnen Unterordner die entsprechende Berechtigung zuweisen.

Die Berechtigungen für einen Ordner werden nur an neue Unterordner vererbt. Wenn ein Ordner bereits Unterordner enthält und Sie die Berechtigungen des Ordners nachträglich ändern, gelten die neuen Zugriffsrechte ausschliesslich für den bearbeiteten Ordner. Vorhandene Unterordner sind davon nicht betroffen.

Der Exchange Server-Administrator kann über die Active Directory Benutzerverwaltung höchstens den vollständigen Postfachzugriff freigeben. Dann erhalten aber andere Benutzer nicht nur Zugriff auf die Nachrichten im Posteingang und dessen Unterordner sondern auch auf Termine, Kontakte, Aufgaben usw.

Rätsel: Relativ häufig

Was kommt einmal in jeder Minute, zweimal in jedem Moment aber nie in tausend Jahren vor?

Lösung: Röntgenblick

Noch heute wird in vielen Regionen der Welt eine uralte Erfindung angewandt, die es dem Menschen ermöglicht, durch Wände zu schauen. Wie heisst diese Erfindung?

Lösung: Das Fenster


Lösungen Englisch-Tipps

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