Mehr Produktivität im Büro

Grüezi

Eine ständig offene Tür ist kein Zeichen für offene Kommunikation und noch weniger für Führungsqualität. Schon eher ist es ein Merkmal für schlechte Arbeitstechnik. Denn wenn Sie zu oft gestört werden, verlieren Sie schnell den Blick für das Wesentliche.

In unserem Hauptartikel erfahren Sie mehr über den Mythos „offene Tür“.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Die offene Tür: Entlarvung eines Mythos
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook: Wie sie ganztägige Termine im Kalender nicht mehr übersehen.
• Recht: Wann gilt das Widerrufsrecht bei Verträgen?
• Rätsel der Woche

Sprüche der Woche:

Der Kontakt zu den Mitarbeitern bildet den Kern der Führungsaufgabe.
Eva Strasser, Diplompsychologin u. Trainerin

Der wahre Führer braucht nicht zu führen - er ist zufrieden, den Weg zu zeigen.
(The real leader has no need to lead - he is content to point the way.)
Henry Miller, Schriftsteller

Eine von einem Löwen geführte Armee von Rehen ist gefährlicher als eine von einem Reh geführte Armee von Löwen.
Plutarch, griechischer Philosoph u. Schriftsteller

Es gibt kein besseres Mittel, das Gute in den Menschen zu wecken, als sie so zu behandeln, als wären sie schon gut.
Gustav Radbruch, dt. Rechtswissenschaftler

Führung, das heisst vor allem: andere zum Erfolg bringen.
Herbert Gienow. dt. Topmanager

Geben Sie Ihren Mitarbeitern Arbeit, bei der sie ihre Fähigkeiten voll ausschöpfen müssen. Geben Sie ihnen alle notwendigen Informationen. Erläutern Sie ihnen klipp und klar, was es zu erreichen gilt. Und dann - lassen Sie sie in Ruhe.
Robert Waterman, Unternehmensberater

Cartoon der Woche:

Die offene Tür: Entlarvung eines Mythos

Manche Chefs meinen, sie müssten ihre Bürotür immer für alle Mitarbeiter offen halten. Sie sind überzeugt, dass so eine bessere Kommunikation mit allen Mitarbeitern möglich ist und diese sich eher trauen, mit Problemen zu ihnen zu kommen. Sie glauben:

• Meine offene Bürotür signalisiert, dass ich immer erreichbar bin und keine Betriebsgeheimnisse habe.
• Ich zeige meinen Mitarbeitern, dass ich an allen ihren Aufgaben lebhaft Anteil nehme und sofort bereit bin, sie zu unterstützen, wenn Probleme auftreten.

Das sind im Prinzip lobenswerte Führungsansätze. Sie signalisieren Offenheit und Gesprächsbereitschaft.
Doch ich behaupte, dass eine offene Kommunikation in den Köpfen verankert und Bestandteil einer Firmenkultur sein muss. Wenn jeder weiss, dass die Gesprächsbereitschaft beim Chef und den Kollegen vorhanden ist, spielt es auch keine Rolle, wenn die Türe zum Kollegen oder Chef öfter mal zu ist.
Denn eine offene Tür könnte von den Mitarbeitern auch folgendermassen interpretiert werden:

• Unser Chef beobachtet uns ständig durch seine offene Tür. Er will uns kontrollieren, weil er kein Vertrauen zu uns hat.
• Wenn er wirklich angestrengt arbeiten würde, hätte er keine Zeit, uns immer zu beobachten.
• Schon beim kleinsten Problem kommt er aus dem Büro gerannt und lässt uns keine Zeit und Möglichkeit, selbst nach einer Lösung zu suchen.
• Obwohl er sich immer in alles einmischt, hat er nie wirklich Zeit für uns. Er redet viel, hilft uns aber nicht richtig weiter bei Problemen.

Überlegen Sie ganz ehrlich: Könnten diese Einwände auch auf Sie zutreffen? Dann nehmen Sie doch in Zukunft besser den goldenen Mittelweg:

1. Arbeiten Sie im Normalfall bei geschlossener Tür. Dann werden Sie selbst nicht abgelenkt, und Ihre Mitarbeiter haben nicht das Gefühl, ständig beobachtet zu werden.
2. Legen Sie bestimmte Zeiten fest, zu denen – ausser in Notfällen – Ihre Mitarbeiter unangemeldet in Ihrem Büro auftauchen dürfen. Probieren Sie aus, wie dieses Angebot angenommen wird. 1 - 2 Nachmittage pro Woche dürfte in der Regel ausreichen.
3. Halten Sie die diese Besprechungen kurz, damit alle Interessenten zum Zuge kommen können. Lassen Sie sich das Problem schildern und vereinbaren Sie einen Termin für eine ausführliche Besprechung.
4. Kurz bedeutet nicht kurz angebunden oder abwimmeln. Hören Sie aufmerksam zu und beschäftigen Sie sich nicht parallel mit etwas anderem, räumen Sie nicht auf Ihrem Schreibtisch herum, nehmen Sie keine Telefonate an. Machen Sie sich Notizen, haken Sie nach.
5. Achten Sie auf alle Hinweise, die Sie in diesen Gesprächen von einem Mitarbeiter erhalten. Ist er nervös und unsicher? Vermitteln Sie ihm trotz der Kürze des Gesprächs, dass Sie sich ernsthaft mit seinem Problem beschäftigen.

Zusammenfassung: Störungen gehören zu den schlimmsten Zeitfressern. Ob Anrufe oder unerwarteter Besuch, Unterbrechungen können verheerend sein. Es ist kein Verbrechen einige Stunden am Tag bei geschlossener Tür zu arbeiten.

Wichtig ist, dass Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie mit ihren Anliegen zu Ihnen kommen können und sie ernst genommen werden.

Allerdings kann es für Ihre Mitarbeiter verwirrend sein, wenn Sie plötzlich die Tür schliessen, die bisher immer offen war. Wenn die neue Verhaltensweise akzeptiert werden soll, müssen Sie Ihren Mitarbeitern und Kollegen schon die Gründe erläutern.

Erklären Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie dies nicht tun, um sie auszuschliessen, sondern um sich zu den Zeiten, wenn Ihre Tür offen steht besser auf sie konzentrieren zu können.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

Outlook: Wie sie ganztägige Termine im Kalender nicht mehr übersehen.

Wenn Sie einen ganztägigen Termin im Outlook-Kalender eintragen, erscheint er in einer eigenen Zeile über dem Stundenraster der Tagesansicht. Dieser Hinweis ist leicht zu übersehen, sodass es zu Terminüberschneidungen kommen kann, weil am selben Tag ein weiterer Termin eingegeben wird.

Ganztägigen Ereignissen werden von Outlook standardmässig als Frei gekennzeichnet. Um nun Terminkollisionen zu verhindern muss der ganztätige Termin aber als Mit Vorbehalt oder als Gebucht oder als Abwesend markiert sein.

Wenn Sie ein ganztägiges Ereignis anlegen, sollten Sie also immer dafür sorgen, dass im Dropdown-Feld Anzeigen als etwas anderes als Frei ausgewählt ist. Dann markiert Outlook diesen Tag mit einem unübersehbaren Balken.

Sie können an diesem Tag zwar weitere Termine erfassen. Über der Betreffzeile weist Sie Outlook aber zudem in einem Textrahmen darauf hin, dass sich dieser neue Termin mit einem anderen Termin auf Ihrem Kalender überschneidet.

Das sollte genügen, um Terminüberschneidungen in Zukunft zu vermeiden.

Recht: Wann gilt das Widerrufsrecht bei Verträgen?

Das Widerrufsrecht gemäss Haustürgesetz gilt bei Verträgen, die man unter der Haustür, auf öffentlichem Grund oder am Arbeitsplatz abschliesst. Dann hat man sieben Tage Zeit, den Vertrag zu widerrufen.

Verträge, die an einer Messe zustande kommen, schliesst das Haustürgesetz ausdrücklich aus. Bei Käufen an Messe- oder Marktständen ist es wie bei allen anderen Kaufverträgen, die im Laden abgeschlossen werden: Hier gibt es kein Rücktrittsrecht, denn bei solchen Anlässen fehlt der so genannte Überrumpelungseffekt. Bei einer Messe besucht man bewusst eine Veranstaltung, an der es vor allem um den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen geht.


 

Rätsel: Sieben Briefmarken

Drei Logikern werden sieben Briefmarken gezeigt: zwei rote, zwei gelbe und drei blaue. Anschliessend werden ihnen die Augen verbunden, und jedem wird eine Briefmarke auf die Stirn geklebt. Die verbleibenden Briefmarken werden weggeschlossen.

Nun werden unseren drei Logikern die Augenbinden wieder abgenommen, und Alfred wird gefragt: "Kennst du eine Farbe, die deine Briefmarke mit Sicherheit nicht hat?", woraufhin Alfred verneint. Die gleiche Frage wird nun auch an Berti gerichtet, und auch dieser verneint.

Ist es möglich, aus diesen Informationen die Farbe von Alfreds oder von Bertis oder von Carlos Briefmarke zu erschließen?

Lösung: Schifffahrt

Jeden Tag um zwölf Uhr verlässt ein Schiff Hamburg in Richtung New York, und zur gleichen Zeit (nicht Ortszeit) legt auch ein Dampfer in New York mit Kurs auf Hamburg ab. In beiden Richtungen wird die gleiche Route befahren. Die transatlantische Reise dauert genau acht Tage. Wenn also ein Schiff Hamburg verlässt, kommt gerade eines aus New York im Hamburger Hafen an. Das wollen wir bei der Lösung unserer Aufgabe mitzählen, die lautet:

Wie vielen Schiffen begegnet man bei einer Reise von Hamburg nach New York? Mitgezählt werden soll übrigens auch das Schiff werden, das gerade New York verlässt, wenn man dort ankommt.

Wir begegnen 17 Schiffen. Am leichtesten sieht man das ein, wenn man die aus New York kommenden Schiffe wie folgt nummeriert:

Der Dampfer, der gerade in Hamburg eintraf, als unser Schiff die Leinen losmachte, hatte New York vor acht Tagen verlassen, darum erhält er die Nummer -8. Unterwegs begegnen wir -7, -6 usw. Das Schiff "Null", das gleichzeitig mit uns abgefahren ist, treffen wir genau in der Mitte der Reiseroute, danach das Schiff +1, das am Tag nach unserer Abfahrt auslief usw. - Wenn wir in New York eintreffen, dampft gerade Schiff Nr. +8 ab. Wir haben also die acht Schiffe -8, -7, ...,-1 dann Nummer "Null" und danach die Schiffe +1,+2,... +8 getroffen. Das sind 17 Schiffe.

Lösungen Englisch-Tipps

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