Mehr Produktivität im Büro

Grüezi [Vorname_Name]

Wenn im Grossraumbüro gebrüllt wird und die Luft nach Pizza riecht, kann das die Nerven arg strapazieren.

Was zu tun und zu lassen ist, damit das Arbeiten für alle erträglich ist, erfahren Sie in unserem Hauptbeitrag.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Hauptartikel: Wie sich im Grossraumbüro verhalten
• E-Mail-Kommunikation: Danke, dass Sie korrekt schreiben
• Verbessern Sie Ihre Kommunikation
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook: Bilder Speicher sparend versenden
• Rätsel: Röntgenblick

Sprüche der Woche:

Ein funktionierendes Büro soll aussehen wie ein Negerkral: Jeder hat seine Hütte, und dazwischen gibt es den Dorfplatz zur Kommunikation.
Hans Struhk, dt. Büro-Architekt

Ich halte mir im Büro Goldfische. Sie machen den Mund auf, ohne dass man sich darüber ärgern muss.
Robert Lembke

Die Sklaven von heute werden nicht mit Peitschen, sondern mit Terminkalendern angetrieben.
Büroweisheit

Cartoon der Woche:

Hauptartikel: Wie sich im Grossraumbüro verhalten

Für konzentrierte Arbeit braucht man Ruhe. Doch wie ist das Möglich in einem Grossraumbüro? Hier hilft nur Rücksichtnahme und Respekt. Denn je rücksichtsvoller sich der einzelne verhält, umso besser aufgehoben fühlt sich die Gruppe als Ganzes.

Kleine Regeln fürs grosse Büro:

• Hinterfragen Sie Ihr eigenes Verhalten und fordern Sie von den Bürokollegen ein Feedback: Was stört euch an meinem Verhalten? Eventuell ist es ja nur ein Detail – etwa die Angewohnheit, Schubladen zuzuknallen –, dessen Sie sich überhaupt nicht bewusst sind und das leicht zu beheben ist.
  
  
• Wenn Sie sich über einen Kollegen ärgern: Tun sie das nicht im Stillen, sondern sagen Sie, was Sie stört. Vermeiden Sie aber Schuldzuweisungen. Besser sind Ich-Botschaften, zum Beispiel: «Ich kann mich schlecht konzentrieren, wenn du…»
  
  
• Wer eine Weile nicht gestört werden will, kann mit Symbolen arbeiten: Ein gut sichtbares rotes Fähnchen auf dem Pult signalisiert mitteilungsbedürftigen Kollegen, dass jetzt gerade der falsche Moment ist. • Gewöhnen Sie sich an, mit gedämpfter Stimme zu sprechen. Wer häufig telefoniert, sollte dies mit einem Headset tun – dann spricht man automatisch leiser.
  
  
• Trauen Sie sich, Ohrenpfropfen zu tragen, wenn es Ihnen zu laut wird.
  
  
• Besprechungen, die länger als drei Minuten dauern, sollten in einem separaten Raum geführt werden.
  
  
• Essen Sie nicht am Arbeitsplatz, sondern nutzen Sie die Pause, um sich «auszuklinken». An einem neutralen Ort können Sie sich viel besser entspannen.
  
  
• Verlegen Sie technische Lärmquellen (z.B. Drucker) an die Peripherie des Büros.

Nächste Woche verraten wir Ihnen, wie Sie sich trotzt Lärm und Grossraumbüro konzentrieren können.

E-Mail-Kommunikation: Danke, dass Sie korrekt schreiben

Vieles, das früher per Brief erledigt wurde, geschieht heute per E-Mail: Dies spart das Porto und die Beförderungszeit. Leider sparen sich viele Mailer gleichzeitig die Rechtschreibung: Zahlreiche Mails wimmeln nur so von Tipp- und Rechtschreibefehlern.

Rechtschreibung ist auch eine Frage der Wertschätzung

Bei der lesenden Person wirken die Fehler – bewusst oder unbewusst – nach. Sie vermitteln den Eindruck der unsorgfältigen Arbeitsweise oder hinterlassen ein Gefühl mangelnder Wertschätzung. «Dieser Person bin ich offensichtlich den kleinen Mehraufwand korrekter Sprache nicht wert», geht es einem durch den Kopf. Als Firma können Sie sich solche Gefühle ihrer Stakeholder nicht leisten – egal, ob es nun Kunden, Aktionäre, Journalisten oder Mitarbeitende sind.

Moderne Mailprogramme verfügen glücklicherweise – wie Textverarbeitungsprogramme – über eine Rechtschreibehilfe. Sie können diese so einstellen, dass das Programm als falsch erkannte Wörter automatisch markiert. Gerade bei Mails in einer Fremdsprache ist dies eine wertvolle Hilfe, um sich einigermassen korrekt auszudrücken.

Kleinschreibung hemmt den Lesefluss

Sehr unangenehm sind Mails, die ausschliesslich in Kleinbuchstaben daherkommen. Die Augen und Hirne von Deutschsprachigen sind an die typische Grossschreibung gewöhnt – fällt sie weg, stockt leicht der Lesefluss. Was bei privaten Mails als Ausdruck des persönlichen Stils durchgehen mag, ist im geschäftlichen Mailverkehr Tabu. Sie wollen ja, dass Ihr Mail gelesen und verstanden wird, und Ihr Unternehmen soll einheitlich auftreten.

Verbessern Sie Ihre Kommunikation

Die bisher in der Rubrik von Myriam Holzner erschienen Tipps und Tricks schenken wir Ihnen als übersichtlich gedruckten Leitfaden.

Bestellen Sie jetzt per E-Mail an kommunikation@kuerzeundwuerze.ch oder telefonisch unter 031 371 70 55 mit dem Vermerk «Leitfaden – Wie Sie besser kommunizieren».

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

Outlook: Bilder Speicher sparend versenden

Eine typische Situation: Sie möchten per E-Mail digitale Fotos versenden. Natürlich haben Sie die Fotos in hoher Auflösung erstellt und gespeichert, so dass bereits bei wenigen Bildern 10 MB Daten oder mehr zu verschicken sind. Outlook 2003 bietet eine wenig bekannte Möglichkeit, mit wenigen Mausklicks Abhilfe zu schaffen:

Im ersten Schritt fügen Sie die Bilder wie gewohnt in Ihr E-Mail ein. Klicken Sie anschliessend im E-Mail auf Anlagenoptionen (rechts neben der Anlage).

Outlook blendet daraufhin einen Aufgabenbereich ein (siehe unten), indem Sie unter der Überschrift «Bildeigenschaften» die Grösse der Bilder verändern können. In den meisten Fällen reicht beispielsweise die mittlere Grösse (640 x 480) vollkommen aus.

Senden Sie nun die Nachricht ab. Outlook reduziert daraufhin im Hintergrund automatisch die Grösse Ihrer Bilder, so dass sie nur noch einen Bruchteil der ursprünglichen Grösse aufweisen!

Rätsel: Röntgenblick

Noch heute wird in vielen Regionen der Welt eine uralte Erfindung angewandt, die es dem Menschen ermöglicht, durch Wände zu schauen. Wie heisst diese Erfindung?

Lösung: Nicht zum Verzehr geeignet

Was ist grösser als Gott? Bösartiger als der Teufel? Die Armen haben es! Die Glücklichen brauchen es! Und wenn Du es isst, stirbst Du!

Lösung: Nichts


Lösungen Englisch-Tipps

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