Mehr Produktivität im Büro


Grüezi [Vorname_Name]

Wie verdriesslich ineffiziente Sitzungen für jene sind, die Wichtigeres zu tun hätten, zeigen die zahlreichen Sprüche, die in Büros herumgeboten werden, zum Beispiel diesen «Sitzungen sind die praktische Alternative zur Arbeit».

In unserem Hauptbeitrag finden Sie einige Tipps, wie Sie Sitzungen effizienter gestalten können.

Mehr dazu in unserem Hauptbericht.

Ihr
Willy Knüsel





Lesen Sie heute:




Sprüche der Woche:

Sitzungen – viele gehen hinein, wenig kommt heraus.
Bürospruch

Habe ich ohne wichtigen Grund eine Sitzung besucht? Habe ich ohne wichtigen Grund zu einer Sitzung eingeladen? Habe ich ohne wichtigen Grund durch eine Wortmeldung eine Sitzung verlängert und somit mich und andere von der Familie ferngehalten? Lieber Gott, hilf mir meinen Mund zu halten, bis ich weiss, worüber ich rede!
Franz Hengsbach, dt. Theologe, Bischof v. Essen

Ich habe die Anweisung gegeben, mich jederzeit aufzuwecken, wenn ein nationaler Notfall eintritt, selbst wenn ich in einer Kabinettsitzung sein sollte.
Ronald Reagan

Die den ganzen Tag mit anderen zusammenhocken, verantwortungslos reden und Dummheiten aushecken - mit solchen Leuten hat man's schwer.
Konfuzius

Vielleicht ist die Hölle nichts als eine gewaltige Konferenz derer, die wenig oder nichts zu sagen haben, aber eine Ewigkeit dafür brauchen.
Dudley C. Stone, amerik. Topmanager



Cartoon der Woche:







Hauptartikel: Sitzungen – Viel Aufwand, wenig Ertrag

Manager und Sachbearbeiter vertun enorm viel Zeit an Meetings, je nach Funktion bis zu zwei Drittel ihrer Arbeitszeit. Gemäss Produktivitätsstudien ist mindestens jedes zweite Meeting überfüssig.

Hier einige Tipps, wie Sie diesen Missstand beheben können:

  1. Definieren Sie das Ziel der Sitzung und wenn es erreicht ist, beenden Sie sie.

  2. Fragen Sie sich, was passiert, wenn die Sitzung nicht stattfindet. Falls die Antwort «wenig» ist, haben Sie den Mut, die Sitzung abzusagen oder nicht zu organisieren.

  3. Nur Leute einladen, die in der Materie kompetent sind und etwas beitragen können.

  4. Verlangen Sie, dass alle Teilnehmer vorbereitet sind und Ziel und Traktanden kennen.

  5. Beschränken Sie die Redezeit und halten Sie die Teilnehmer stur auf Zielkurs.

  6. Zeigen Sie Umsetzungsstärke: Wer macht was bis wann? Dazu gehört auch, dass das Ergebnis kontrolliert wird.

  7. Machen Sie am Schluss eine Feedbackrunde und fragen Sie:
    - Ist das Ziel erreicht?
    - Waren alle vorbereitet?
    - War die Sitzung konkret und produktiv?
    - Wurden konkrete Schritte veranlasst?

Berechnen Sie die Lohnkosten einer Sitzung
Auf der Internetseite www.denkmotor.com können Sie ein Programm herunterladen, welches Ihnen die Kosten einer Sitzung berechnet. Sie können damit die Anzahl Teilnehmer, den durchschnittlichen Stundenlohn eingeben und den Timer starten. Am Ende der Sitzung können Sie ablesen, was das ganze gekostet hat – oft ein heilsamer Schock.

Kurshinweis: Mit PEP an die Arbeit
Weniger Stress, dafür mehr Übersicht und Gelassenheit. In diesem Kurs erfahren Sie, wie Sie Ihre Arbeit leichter meistern und mehr Zeit für Wichtiges finden.

Der kaufmännische Verband führt am 20. Mai 2008 diesen Kurs mit Willy Knüsel als Kursleiter durch. Nähere Informationen erfahren Sie hier

http://www.sfw.ch/80/Seminare/Administration.html




E-Mail-Kommunikation: Verlassen Sie nicht den Bildschirm

Gerade bei E-Mails gilt: In der Kürze liegt die Würze. Denn E-Mails bekommen wir alle reichlich und lesen sie entsprechend ungeduldig. E-Mails werden ausserdem meist am Bildschirm gelesen, was erfahrungsgemäss anstrengender ist als das Lesen eines gedruckten Textes.

Ein E-Mail sollte wenn irgend möglich ohne Scrollen gelesen werden können. Wer das Fenster grosszügig geöffnet hat, sollte darin den gesamten Mail-Text sowie die Koordinaten des Absenders / der Absenderin sehen. Erfahrungsgemäss finden ca. 1500 Zeichen (inkl. Leerschläge) auf einer Bildschirmlänge Platz.

Es gibt einfache Alternativen zu langen Mails

Haben Sie mehr zu sagen, als in diesem beschränkten Raum Platz findet, sollten Sie Ihre Strategie ändern:

  • Schneiden Sie die ausführlichen Textpassagen aus dem Mailbody und kopieren Sie sie in ein gelayoutetes Dokument, das Sie dem Mail anhängen.
  • Wählen Sie ein anderes Kommunikationsmittel: Senden Sie die Unterlagen in gedruckter Form oder besprechen Sie die umfangreiche Thematik am Telefon oder anlässlich einer Sitzung.

Möchten Sie trotz allem die ganzen Informationen im Mailbody unterbringen, ist die Gliederung und Darstellung derselben von zentraler Bedeutung. Hierzu mehr im Beitrag nächste Woche.

Die Rubrik „Kommunikation“ wird verfasst durch Kommunikationsexpertin: Myriam Holzner, Kürze&Würze GmbH, Bern, www.kuerzeundwuerze.ch holzner@kuerzeundwuerze.ch





Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.


1.

Since one can earn money right after finishing high school, many young people do not go on to get a higher education.

2.

I am interested to see what the results of this turtle race will be.

3.

I will do it then when I have time.

4.

All what he did was to say that he disagreed, and his boss fired him.

5.

Say me what your favourite meal is.

6.

It enjoys us that you like teaching so much.




Outlook: Beliebige Tage nebeneinander im Kalender anzeigen

Eine typische Situation bei Terminabsprachen: Ein Kunde oder Mitarbeiter schlägt Ihnen mehrere Tage vor, an denen ein Termin vereinbart werden könnte.

Wenig bekannt ist die Tatsache, dass Sie beliebige auch nicht zusammenhängende Tage im Kalender nebeneinander anzeigen können, um die Verfügbarkeit zu prüfen. Drücken Sie dazu einfach die Ctrl-Taste und halten Sie sie gedrückt, während Sie nacheinander die gewünschten Tage im Monatskalender anklicken.

Kurshinweis: E-Mail-Flut – kein Problem
Der kaufmännische Verband führt am 6. Mai 2008 diesen Kurs mit Willy Knüsel als Kursleiter durch. Nähere Informationen erfahren Sie hier

http://www.sfw.ch/80/Seminare/Administration.html





Rätsel: Vive la Révolution

Ein Mann war während eines Geschichts-Vortrags eingenickt und träumte von der französischen Revolution. Er sah sich selbst auf einem grossen mit Menschen gefüllten Platz auf dem Weg zum Schafott. Die aufgebrachte Menge johlte, als der Henker ihn in die Guillotine zwang. Genau in dem Moment, in dem sich das Fallbeil in seinem Traum löste, um ihn zu enthaupten, bemerkte seine Frau neben ihm, dass er schlief und gab ihm einen Klaps in den Nacken. Der Schock tötete ihn auf der Stelle."

Diese Geschichte soll wahr sein, ist sie aber nicht. Warum?

Lösung: Eieruhr

Heinz möchte sich ein 5-Minuten-Ei kochen. Ihm stehen zwei Sanduhren zur Verfügung. Die erste braucht genau vier Minuten, um ganz durchzulaufen, die zweite exakt drei Minuten.

Wie kann Heinz mit Hilfe dieser beiden Sanduhren die Garzeit abmessen?

Heinz dreht beide Sanduhren. Sobald die 3-Minuten-Sanduhr durchgelaufen ist, dreht Heinz diese wieder um. Sobald die 4-Minuten-Sanduhr abgelaufen ist, dreht Heinz noch einmal die 3-Minuten-Sanduhr um. Dort befindet sich in der einen Hälfte nun Sand für eine Minute. Ist dieser durchgelaufen, sind 5 Minuten um.


Lösungen Englisch-Tipps

1.

Since one can earn money right after finishing high  school, many young people do not go on to get a higher education.

Difficult correct sentence. Das Wort «since» heisst nicht nur «seit», sondern auch «da».

2.

I am interested in seeing what the results of this turtle race will be.

Das Wort «interested» erfordert die Präposition «in» und ein Verb mit «ing». am Ende.

3.

I will do it then when I have time.

Das Wort «then» ist überflüssig und verkehrt.

4.

All that he did was to say that he disagreed, and his boss fired him.

Der Engländer sagt: Wenn das alles ist, das Sie brauchen, und nicht …was Sie brauchen.

5.

Tell me what your favourite meal is.

«say me» kann man nicht sagen. Möglich, aber viel zu umständlich «say to me», deshalb «tell me».

6.

It pleases us that you like teaching so much.

To enjoy = geniessen
To please = erfreuen



Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
Telefon: 032 622 56 56 / E-Mail: info@mehrleisten.ch

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