Mehr Produktivität im Büro

Grüezi

Wenn es an Führung fehlt, wird entweder übermässig oder gar nicht kontrolliert. Beides ist schädlich für die Motivation, für das Klima und für das Unternehmen und führt dazu, dass der Chef seinen Verantwortungsbereich nicht mehr im Griff hat.
Wie Sie führen statt kontrollieren, erfahren Sie in unserem Hauptartikel.

Freundliche Grüsse

Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Führen und nicht Kontrollieren (Ziele vereinbaren und überprüfen)
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends
• Outlook: Die schnelle Suche nach Kontakten
• Kurs: Effizienter Arbeiten mit Outlook 2003
• Recht: Das Weisungsrecht des Arbeitgebers (Fortsetzung)
• Rätsel der Woche

Sprüche der Woche:

„Wer Menschen führen will, muss hinter ihnen gehen.“
Laotse, chinesischer Philosoph (4./3. Jahrhundert v. Chr.)

„Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen - und genug Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen.“
Theodore Roosevelt, 26. Präsident der USA (1858 - 1919)

„Wie oft verglimmen die gewaltigsten Kräfte, weil kein Wind sie anbläst. Unsere Aufgabe als Führungskräfte ist es, der Wind zu sein, der die gewaltigen Kräfte, die in unseren Mitarbeitern stecken, zum Lodern bringt. "In dir muss brennen, was du in anderen entzünden willst", hat der heilige Augustinus gesagt.“
Jeremias Gotthelf, schweizerischer Erzähler (1797 - 1854)

Cartoon der Woche:

Führen und nicht Kontrollieren (Ziele vereinbaren und überprüfen)

Im letzten Newsletter haben Sie gelesen, dass Vertrauen besser ist als Kontrolle. Doch eine Führungskraft, die nicht kontrolliert, gibt das Heft aus der Hand. Doch auch hier stellt sich die Frage nach dem „WIE“ und gerade beim Kontrollieren liegen die Möglichkeiten von Motivation und Demotivation eng beieinander.
Hier einige Tipps, damit Sie führen und nicht kontrollieren:

• Wählen Sie die richtigen Leute für eine Aufgabe aus. Wer hat für eine bestimmte Aufgabe die nötigen Fähigkeiten und die entsprechenden Erfahrungen. Oder falls das nicht vorhanden ist, wem trauen Sie die neue Aufgabe zu, wer hat das Potential?
• Formulieren Sie die Aufgabe klar, konkret und eindeutig. Versichern Sie sich durch Rückfragen, ob die Aufgabe richtig verstanden wurde.
• Formulieren Sie das Ziel und den Zweck der Aufgabe. Achten Sie auf eine möglichst konkrete und messbare Zielformulierung. Dazu gehören auch Termine und eventuell Zwischentermine.
• Bestimmen Sie nicht oder nur bedingt, wie die Aufgabe zu erfüllen ist. Es gibt immer mehrere Möglichkeiten, zum gewünschten Ziel zu kommen und es motiviert Ihre Mitarbeiter sehr, wenn Sie ihnen zutrauen, die Aufgabe in ihrer eigenen Weise zu erledigen.
• Verkaufen Sie Ihre Kontrolle als Dienstleistung. Gerade neue Mitarbeitern oder Mitarbeitern, die eine Aufgabe neu übernehmen sind dankbar für Feedback. Bieten Sie Ihre Hilfe an. Fragen Sie nach, wie die Aufgabe oder das Projekt läuft.
• Ermöglichen Sie eine gesunde Einstellung zu Fehlern (aus Fehlern können wir lernen) und pflegen Sie einen offenen und konstruktiven Umgangston, bei dem alle nach den bestmöglichen Lösungen, statt nach Sündenböcken suchen.
• Wenn Sie mit einem Mitarbeiter Ziele und Zwischenziele vereinbaren, müssen Sie diese auch mit aller Konsequenz überprüfen. Wenn Sie dies nicht tun, dann bieten Sie dem Larifari Spielraum und wirken unglaubwürdig.
  Beispiel Sitzungen: Es wird etwas entschieden, terminiert und protokolliert. Doch erledigt wird es nicht. Und so kommt es, dass Aufgaben wochenlang unerledigt bleiben.
• Last but not least: Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Rückmeldung über Ihre Zufriedenheit oder stellen sie bei fehlerhaften Ergebnissen sicher, dass der Mitarbeiter die Fehlerquelle begreift und der Fehler möglichst kein zweites Mal passiert.

Zusammenfassung: Vertrauen bedeutet Kontrolle abzugeben. Ihr Vertrauen macht es den Mitarbeitern leichter, Verantwortung zu übernehmen und eigenverantwortlich zu handeln. Aber ohne Kontrolle geht es nicht. Verstehen Sie Kontrolle eher als Coaching der Mitarbeiter, damit diese an anspruchsvollen Aufgaben lernen und wachsen können. Deshalb: Kontrollieren Sie die Ziele, nicht die Arbeit!

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende: False friends

False friends - das sind englische Wörter, die deutschen Begriffen ähnlich klingen, aber etwas völlig anderes bedeuten:

Outlook: Die schnelle Suche nach Kontakten

Wenn Sie im Posteingang oder Kalender arbeiten und schnell mal einen Kontakt nachschlagen wollen, so müssen Sie nicht erst in den Kontakt-Ordner wechseln! In Outlook steht Ihnen hierfür in jedem Ordner innerhalb der Symbolleiste ein eigenes Suchfeld zur Verfügung:



Das Eingabefeld enthält bis zu seiner ersten Benutzung die Aufforderung „Kontaktname eingeben“.
Und so funktioniert die Suche. Geben Sie einfach einen der folgenden Suchbegriffe des Kontakts ein: Vorname, Name oder Firma oder Teile davon. Mit Enter wird die Suche sofort gestartet und der Kontakt geöffnet – egal, wo Sie sich gerade befinden. Geben Sie z.B. den Vornamen Hugo ein, wird zuerst eine Auswahl aller Kontakte angezeigt auf welche der Vorname Hugo zutrifft.


 

Kurs: Effizienter Arbeiten mit Outlook 2003

Datum: 21. März 2006, 9 – 17 h, Ort: Olten, Kurskosten Fr. 480.--, pro Teilnehmer ein PC, Inhalt: Wie kann ich mit Outlook 2003 meine Arbeit effizienter gestalten?
Kursbeschreibung (PDF/59KB) | Anmeldung

Recht: Das Weisungsrecht des Arbeitgebers (Fortsetzung)

Der Arbeitgeber kann über die Ausführung der Arbeit und das Verhalten der Arbeitnehmer im Betrieb allgemeine Anordnungen erlassen und besondere Weisungen erteilen. So steht es im OR, Art. 321d. Der Mitarbeiter hat sich an solche Weisungen zu halten – es sei denn, es handle sich um willkürliche, sinnlose, schikanöse oder gegen den Arbeitsvertrag verstossende Vorschriften. Hier einige Beispiele:

• Darf die Firma Arbeitsplätze mit Video kontrollieren? Videoüberwachung aus Sicherheitsgründen – etwa in der Schalterhalle einer Bank – sind zulässig. Nicht statthaft ist eine Überwachung aber, wenn sie zur systematischen Verhaltenskontrolle der Arbeitnehmer erfolgt (Artikel 26 zur Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz).
• Darf die Firma Nebenbeschäftigung untersagen? Ein Nebenjob ist grundsätzlich nur dann verboten, wenn der Arbeitnehmer damit seine Treuepflicht verletzt. Der Nebenjob darf aber den Arbeitgeber nicht konkurrenzieren. Und er darf auch die Leistungsfähigkeit am Arbeitsplatz nicht beeinträchtigen.
• Darf die Firma die persönliche Arbeitsplatzgestaltung bestimmen? Dank seines Weisungsrechts ist der Arbeitgeber dazu befugt. Er darf zum Beispiel bestimmen, dass Hunde am Arbeitsplatz nicht zugelassen sind. Oder sogar verbieten, den Arbeitsplatz mit Fotos und Figürchen wie ein Wohnzimmer zu schmücken.
• Ab wann darf der Arbeitgeber ein Arztzeugnis verlangen? Grundsätzlich schon ab dem ersten Tag. Üblich ist aber ab dem dritten oder vierten Tag.
• Liebe am Arbeitsplatz? Solange die Liebesbeziehung Arbeit und Klima im Betrieb nicht beeinflussen, gibt es keinen Grund für besondere Verhaltensregeln. Wird die Arbeitsleistung aber geschmälert, kann der Arbeitgeber eine Versetzung oder sogar eine Kündigung aussprechen.

Rätsel der Woche: Bücher

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie man zwei Bücher in ein Regal stellt: entweder Buch 1 links und Buch 2 rechts oder Buch 2 links und Buch 1 rechts.
Max will es ausprobieren und 12 Bücher bei laufender Veränderung der Reihenfolge in jede nur mögliche Kombination bringen. Für eine Umstellung benötigt Max eine Sekunde. Er arbeitet Tag und Nacht ohne jede Pause. Bei vier Büchern braucht Max unter dieser Voraussetzung also 24 Sekunden, nicht ganz eine halbe Minute.
Wie lange braucht er für 12 Bücher?

Lösung des Rätsels von vergangener Woche: Cola Büchsen
Werner, Nik und Karl machen im Wald ein Picknick. Werner bringt 5 Büchsen Cola mit und Nik 7 Büchsen Cola, die sie zu gleichen Teilen untereinander verteilen. Karl gibt den beiden dafür 12 Franken. Wie verteilt sich dieser Betrag zwischen Werner und Nik?
? Werner bekommt 3 Franken, Nik bekommt 9 Franken.

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