Mehr Produktivität im Büro

Grüezi [Vorname_Name]

Wenn Ihnen Ihre Frau sagt, dass sie schwanger sei, was sehen Sie bei Ihrem nächste Spaziergang durch die Stadt? Lauter schwangere Frauen.

Szenenwechsel: Was passiert, wenn die Akte einer Arbeit, die Sie beschäftigt auf dem Arbeitstisch gelagert ist? Sie werden dauernd von Ihrer aktuellen Arbeit abgelenkt.

Deshalb! Auf den Arbeitstisch kommen oft benötigte Hilfsmittel und die aktuelle Arbeit. Sonst nichts!

Mehr dazu in unserem Hauptbericht.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Hauptartikel: Wie Sie Ihren Arbeitsplatz besser organisieren
• E-Mail-Kommunikation: Aussagekräftige «Betreff» schaffen Klarheit
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook: Schriftgrösse in der Vorschau verkleinern / vergrössern
• Rätsel: Eieruhr

Sprüche der Woche:

Einer der Vorteile der Unordentlichkeit liegt darin, dass man dauernd tolle Entdeckungen macht.
Alan Alexander Milne, engl. Schriftsteller u. Journalist

Mit den Papierbergen auf dem Chef-Schreibtisch verhält es sich wie mit den Sandsäcken eines Heissluftballons. Die Sandsäcke halten den Korb am Boden, und erst, wenn man diese über Bord wirft, gewinnt er an Höhe und Beweglichkeit.
Frank Christoph Borgers, dt. Trainer f. Arbeitsorganisation

Bei der nächsten Sintflut wird Gott nicht Wasser, sondern Papier verwenden.
Romain Gary, frz. Schriftsteller u. Satiriker

Die Seele jeder Ordnung ist ein grosser Papierkorb.
Kurt Tucholsky

Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: die Schwerkraft und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden.
Wernher von Braun

Die Bürokraten sind die Militaristen des Papierkriegs.
Cyril Northcote Parkinson

Höchstens der Holzmangel, sicher aber nicht der Einsatz von Computern kann die Papierflut stoppen.
Charles Bachmann

Wer kein Gedächtnis hat, macht sich eins aus Papier.
García Márquez

Cartoon der Woche:

Hauptartikel: Wie Sie Ihren Arbeitsplatz besser organisieren

In der letzten Ausgabe haben Sie erfahren, dass gemäss Organisations-Studien nur durchschnittlich 20 Prozent Ihrer Dokumente wirklich aktuelle Unterlagen sind. Der Rest gehört nicht auf den Schreibtisch, sondern ins Archiv oder oft noch besser gleich in den Papierkorb.

Wenn Sie nun 80% Ihrer Akten und Papiere entsorgt oder archiviert haben, stellt sich nun die Frage, wie Sie die restlichen 20% Ihrer Unterlagen organisieren:

Hier 3 Tipps:

1. Ihre Arbeitsfläche ist weder ein Archiv noch eine Stapelfläche…

…sondern ein Platz der Arbeit und Konzentration. Die Arbeitspsychologe sagt eindeutig, Stapel und unerledigte Arbeiten sind ein psychologischer Ballast, der uns hindert, effizient und effektiv zu sein, vor allem wenn diese Stapel dauernd in unserem Sichtbereich sind.
Die Arbeitsfläche ist deshalb kein temporäres Archiv sondern eben eine Arbeitsfläche. Auf das Pult gehören nur die wichtigsten Werkzeuge, also jene, die Sie tagtäglich brauchen und natürlich die aktuelle Arbeit.

2. Wohin mit kurzfristigen Pendenzen

Kurzfristige Pendenzen sind Arbeiten die nicht lange dauern, aber nicht erledigt werden können, da Sie noch auf eine Antwort warten oder der Telefonpartner gerade nicht erreichbar ist.

Für solche Vorgänge eignet sich am besten eine Ablageschale auf Ihrem Pult, die Sie mit «Pendenzen» beschriften.

Weitere Ablageschalen können Sie mit «Warten», «Lesen», «Eingang», «Ausgang» beschriften. Aber damit ist Schluss mit Ablageschalen auf dem Arbeitspult.

Falls Sie weitere Ablageschalen benötigen verfrachten Sie diese in ein offenes Sideboard hinter Ihnen.

3. Wohin mit Unterlagen zu aktuellen Arbeiten und Projekten

Reservieren Sie sich einen Bereich in Ihrem Schreibtisch oder in einem Sideboard, wo Sie nur aktuelle Arbeiten und Projekte aufbewahren – am besten in einem Hängeregisterauszug oder in Mappei-Boxen (siehe Bild unten).

Der Vorteil ist offensichtlich: Wenn Sie in einem liegenden Stapel suchen verlieren Sie viel Zeit. In einem Hängeregister oder in einer Mappei-Box haben Sie durch die Indexierung immer einen direkten Zugriff, sofern die Mappen beschriftet sind.

Wichtig: Mischen Sie Ihre Mappen mit aktuellen Arbeiten und Projekten nicht mit dauerhaften Mappen wie Personalmappen, Finanzunterlagen, Administration usw. und schliesslich, sobald eine Arbeit oder ein Projekt erledigt ist, kommt die Mappe ins Archiv oder in den Papierkorb.

E-Mail-Kommunikation: Aussagekräftige «Betreff» schaffen Klarheit

Die «E-Mail-Flut» ist ein oft genanntes Problem: Alle bekommen zu viele Mails und schaffen ob derer Bearbeitung ihren eigentlichen Job kaum mehr.

Selbst wer gelernt hat, Mails nur noch zwei- oder dreimal täglich zu lesen, hat oft ein Problem: die Priorisierung. Wie stellen Sie auf einen Blick fest, welche der 30 neuen Mails wichtig, welche dringend und welche beides sind?

Die geläufigen Mailprogramme bieten die Möglichkeit, jede einzelne Nachricht gemäss ihrer Priorität zu kennzeichnen. Eine noch bessere Möglichkeit bietet sich mit einem aussagekräftigen «Betreff»: Hier haben Sie eine Zeile Platz, um Ihr Mail zu umschreiben respektive seinen Inhalt anzupreisen.

Das Wichtigste gehört ins «Betreff»

Erwarten Sie von den Angeschriebenen eine Antwort, so schreiben Sie dies doch bereits ins Betreff: «Bitte ANTWORT: Kundenevent vom 5. Mai». Noch vor dem Öffnen des Mails weiss ich als Empfängerin, dass ich zu reagieren habe. Möchten Sie die Antwort bis heute um 15 Uhr, so schreiben Sie auch dies ins «Betreff» – überfliege ich vor der Mittagspause die Liste der neu eingetroffenen Mails, sehe ich sofort, dass ich noch vor dem Essen oder gleich danach eine Antwort geben muss.

Ein gutes «Betreff» ist wie ein Titel eines Artikels oder einer Medienmitteilung (vgl. Newsletter 07/39) – und verlangt entsprechend Denkarbeit. Sie haben dafür eine deutlich höhere Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Adressat/innen wunschgemäss reagieren.

Optimieren Sie das «Betreff» erhaltener Nachrichten

Ein aussagekräftiges «Betreff» erleichtert natürlich auch, ein archiviertes Mail wieder zu finden. Glücklicherweise erlauben es moderne Mailprogramme, erhaltene Mails zu verändern – ein zu generelles «Betreff» kann vor dem Archivieren optimiert werden. Auch beim Antworten oder Weiterleiten können Sie das «Betreff» beliebig verändern.

Besonders ärgerlich sind Mails ohne «Betreff»: Hier wird erst nach dem Öffnen klar, worum es geht und wie dringend die Sache ist. Gewisse Spam-Filter verschieben übrigens Nachrichten ohne «Betreff» direkt in die runde Ablage – es lohnt sich also, das leere Feld mit Inhalt zu versehen.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

Outlook: Schriftgrösse in der Vorschau verkleinern / vergrössern

Die meisten Anwender nutzen den Lesebereich bzw. das Vorschaufenster im Posteingang, um den Inhalt der markierten Nachricht sofort anzuzeigen. Wenig bekannt ist aber die Tatsache, dass Sie die Schriftgrösse in dem Fenster jederzeit mit einem kleinen Trick vergrössern oder verkleinern können, wenn Sie den Inhalt genauer betrachten oder im Überblick sehen möchten.

Bewegen Sie den Mauszeiger dazu einfach über den Lesebereich bzw. das Vorschaufenster, drücken Sie die Ctrl-Taste und halten Sie sie gedrückt, während Sie das Scrollrad an der Maus vor- oder zurück bewegen.

Rätsel: Eieruhr

Heinz möchte sich ein 5-Minuten-Ei kochen. Ihm stehen zwei Sanduhren zur Verfügung. Die erste braucht genau vier Minuten, um ganz durchzulaufen, die zweite exakt drei Minuten.

Wie kann Heinz mit Hilfe dieser beiden Sanduhren die Garzeit abmessen?

Lösung: Wem gehört die Milch?

Ein Ziegenbock steht auf der Grenze zweier Nachbarn. Der Kopf steht auf dem Grundstück von Herrn Regen, das hintere Teil auf dem Grundstück von Herrn Bogen.

Wer hat ein Recht auf die Milch?

Ein Ziegenbock gibt keine Milch.


Lösungen Englisch-Tipps

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