Mehr Produktivität im Büro


Grüezi

Sind Sie Jäger und Sammler? Stapeln sich bei Ihnen Artikel, Dokumente, Magazine, Anleitungen, Kursunterlagen in Ordnern, Hängregistern oder eben auf Stapeln?

Falls dies der Fall ist, sollten Sie sich mal überlegen, welchen Nutzen Sie aus diesen toten Ansammlungen von Informationen ziehen.

Vielleicht kommen Sie ja zum Schluss, dass der Nutzen gleich Null ist – und Sie realisieren, sie kosten Zeit, Raum und Motivation.

Unsere Hauptartikel befasst sich mit der Informationsflut und was Sie dagegen tun können.

Ihr
Willy Knüsel





Lesen Sie heute:




Sprüche der Woche:

"Ordnung marschiert mit gewichtigen und gemessenen Schritten, Unordnung ist immer in Eile."
Napoleon

"Wer alle Probleme geistig in geordneter Form packen kann, vermag bestens zu delegieren, ohne je die Übersicht zu verlieren. Ein ordnungsliebender Manager arbeitet meines Erachtens leichter."
Wolfgang Habbel, dt. Automobilmanager

"Zeiten der Ordnung sind die Atempausen des Chaos."
Walter Hilsbecher, dt. Aphoristiker

"Willst du das Land in Ordnung bringen, so musst du zuerst die Provinzen in Ordnung bringen. Willst du die Provinzen in Ordnung bringen, so musst du zuerst die Städte in Ordnung bringen. Willst du die Städte in Ordnung bringen, so musst du zuerst die Familien in Ordnung bringen. Willst du die Familien in Ordnung bringen, so musst du zuerst deine Familie in Ordnung bringen. Willst du deine Familie in Ordnung bringen, so musst du zunächst dich selber in Ordnung bringen."
Aus China

"Vom höchsten Ordnungssinn ist es nur ein Schritt zur Pedanterie."
Morgenstern

"Kreativität heisst, aus dem Chaos Ordnung schaffen."
Sprichwort

"Die Ordnung ist das Vergnügen der Vernunft, die Unordnung das Entzücken der Phantasie."
Paul Claudel Dichter und Diplomat





Cartoon der Woche:



„Die Seele jeder Ordnung ist ein grosser Papierkorb.“
Kurt Tucholsky





Was Sie gegen die Informationsflut tun können

Mit den Papierbergen auf dem Schreibtisch verhält es sich wie mit den Sandsäcken eines Heissluftballons. Die Sandsäcke halten den Korb am Boden, und erst, wenn man diese über Bord wirft, gewinnt er an Höhe und Beweglichkeit.

Die Arbeitspsychologie besagt, dass Stapel und unerledigte Arbeiten psychologischer Ballast sind, der uns hindert, effizient und effektiv zu sein.

Nachfolgende einige Zahlen:

  • Gemäss einer Studie der Gartner Group werden durchschnittlich 50 % der Arbeitszeit in Büro und Verwaltung mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbracht.
  • Manager und Sachbearbeiter vergeuden im Durchschnitt sechs Wochen pro Jahr mit dem Suchen von Dokumenten. Quelle: Wall Street Journal
  • 45 % aller Dokumente werden doppelt und dreifach gespeichert.
  • 85 % aller Dokumente werden nie wieder gesichtet.

Nun, das Problem scheint bekannt – aber was können wir gegen die Informationsflut tun? Nachfolgend einige Tipps, um einen leeren Arbeitsplatz zu erhalten:

  • Ich entscheide bei allen Schriftstücken, die keiner juristische Aufbewahrungspflicht unterliegen, immer sofort, welchen Nutzen sie mir kurz-, mittel- und langfristig bieten – und ob ich sie nicht genauso gut wegwerfen kann.
  • An meinem Arbeitsplatz befinden sich nur aktive Daten. Passive Daten, also Informationen, welche ich nicht für meine tägliche Arbeit benötige, wandern ins Archiv, in den Papierkorb oder in eine entfernte Ablage.
  • Für viele Menschen ist es schwierig etwas fortzuwerfen. Oft liegt es daran, dass sie sich die falschen Fragen stellen. Anstatt zu fragen: „Könnte ich dieses Dokument vielleicht wieder brauche?“ stellen Sie besser die Frage: „Falls ich dieses Dokument wieder brauche, kann ich es wiederbeschaffen, wenn ich es jetzt fortwerfe?“ Die Antwort ist meisten „Ja“, denn Informationen sind in Unternehmen meistens 3 bis 4 Mal gespeichert.
  • Oft werden Dokumente aus einer Absicherungshaltung aufbewahrt. Man will sich absichern gegenüber dem Chef, den Kollegen, dem Geschäftspartner. Wir meinen, das ist kindisch! Seien Sie selbstsicher genug und entsorgen Sie Informationen, die nur diesem Grund dienen.
  • Wenn Sie es alleine nicht schaffen, sich von Papier und elektronischen Dokumenten zu trennen, wenn Sie Mühe haben ein effizientes Arbeitssystem zu erstellen oder schlicht nicht wissen, was für Möglichkeiten und Organisationsmittel sich bieten, dann nehmen Sie professionelle Hilfe in Anspruch – siehe folgender Artikel.

Werden Sie mit unserer Hilfe ein Leertischler

Gewinnen Sie mehr Zeit für wichtige Arbeiten oder für mehr Freizeit. Verbessern Sie Ihre Übersicht und vermindern Sie damit Stress. Mit unserer Hilfe gelingt Ihnen das. Zusammen mit Ihnen verbessern wir Ihre persönliche Büroorganisation.

Mit einem wirkungsvollen Training am Arbeitsplatz verbessern Sie Ihre Effizienz. Unsere Spezialistin Darya Giger hilft Ihnen dabei. Ihr Motto ist „Einfach aufgeräumt“ und „Do it Now“.
Zusammen mit Frau Giger entschlacken Sie Ihren Arbeitsplatz und erstellen ein System mit dem Sie nie mehr die Übersicht verlieren. Ein Training mit Darya Giger eignet sich für Einzelpersonen oder für ganze Teams.

Rufen Sie an oder senden Sie ein E-Mail und erfahren Sie, wie Sie mehr Zeit und Übersicht gewinnen – Tel. 032 622 56 56 oder darya.giger@km-ag.ch.




 

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

1. Who does not work does not make mistakes.
2. If you are still sleepy at 10 a.m., you have to have a second cup of coffee.
3. One group made better work than the other.
4. When the bird was alive it sang well, but when it was dead, I ate it and it tasted well.
5. Some of the finest shops in Zürich are located in the Bahnhofstrasse.
6. He has been waiting at the station since two hours and no one has come to pick him up.






Windows Vista: Was bringt das neue Betriebssystem

Seit letzter Woche ist Windows Vista, das  neue Betriebssystem von Microsoft, im Verkauf. Was bringt nun Windows Vista dem Anwender? Kurz gesagt: Vista ist zwar sicherer, bietet viele Multimedia-Funktionen und ist einfacher in der Handhabung, es hat aber auch Nachteile. Die Vorteile sind jedoch nicht revolutionär und für die meisten PC-Anwender lohnt sich deshalb eine Anschaffung für bestehende Installationen nicht.

Vista ist nur für Computer mit starker Leistung geeignet, denn:

Allein der benötigte Festplattenplatz liegt bei 40 Gigabyte und der Prozessor sollte mindestens 1 Gigahertz leisten. Dazu empfiehlt Microsoft einen Arbeitsspeicher von mindestens 1 GB. Die Grafikkarte sollte 128 Megabyte Speicher oder mehr besitzen. Um diese Performance zu erreichen, müsste mancher Anwender zuerst einen neuen Computer kaufen.

Manche Software, welche unter dem bisherigen System Windows XP problemlos funktionierte, läuft unter Windows Vista vielfach nicht mehr. In einem Test war dies immerhin bei der Hälfte der Programme der Fall.

Ebenfalls gibt es Probleme mit Peripheriegeräten wie Drucker, Handy-Synchronisierung oder Webcam. Treiber-Updates, die hier Abhilfe bieten könnten, waren nur bei wenigen Herstellern erhältlich.

Die Probleme mit der Kompatibilität werden allerdings nur ein temporäres Hindernis sein, denn die meisten Hersteller von Soft- und Hardware arbeiten mit Hochdruck an der Anpassung ihrer Produkte.

Vor dem Kauf von Vista muss man also abklären, ob der eigene Computer überhaupt leistungsfähig genug ist für das neue Betriebssystem, und sich erkundigen ob Printer, Scanner usw. kompatibel sind oder entsprechende Updates bereitstehen. Als Faustregel gilt: Je älter das Gerät, desto geringer die Chancen auf Vista Kompatibilität.

Windows Vista hat aber auch Vorteile:

Im Vergleich zu Windows XP,  soll Vista sicherer sein. So wird dafür gesorgt, dass auf dem Rechner nur Software läuft, die der Benutzer wirklich will.

Zusätzliche Sicherheit gegen Eindringlinge bietet eine integrierte Firewall, die den ein- und ausgehenden Datenverkehr kontrolliert.

Aber aufgepasst! Eine Antiviren-Software ist nicht integriert. Diese muss weiterhin von Drittanbietern gekauft und installiert werden.

Da Windows Vista im Vergleich zu Windows XP neben vielen kleineren Verbesserungen nichts wirklich revolutionär Neues bietet, können die meisten PC-Nutzer mit der Anschaffung warten, bis sie sich einen neuen Computer kaufen werden, denn dort wird dann Vista sowieso vorinstalliert sein.



 

Recht: Barbezug von Pensionskassengeldern

Das Gesetz schreibt vor, dass die Barauszahlung eines Pensionskassenguthabens an verheiratete Personen nur zulässig ist, wenn der Ehegatte schriftlich zustimmt.

Hat eine Kasse das Einverständnis  nicht eingeholt, muss sie ein zweites Mal bezahlen, so das Eidgenössische Versicherungsgericht.

Ein Verheirateter hatte sich 1995 zwei Freizügigkeitspolicen auszahlen lassen. Grund: Er verliess die Schweiz endgültig. Kurz darauf wurde die Ehe geschieden. Deshalb flog auf, dass die Auszahlung ohne Zustimmung der Ehefrau erfolgt war. Das Gericht verpflichtete die Pensionskasse, der Frau Schadenersatz in der Höhe der Hälfte des vom Mann während der Ehe gesparten Guthabens zu bezahlen.

Der Ehemann musste den zu viel erhaltenen Betrag zurückzahlen.

Eidgenössisches Versicherungsgericht B 126/04


 


Rätsel: Die Leine

Zwischen zwei Pfählen ist eine 10 Meter lange Leine so aufgehängt, dass sie in der Mitte 5 Meter durchhängt.

Welchen Abstand müssen die Pfähle haben?




Lösung: Durch die Wüste nach Timbuktu

Ein Wüstenforscher wollte nach Timbuktu kommen. Die Reise dorthin war beschwerlich und dauerte sechs Tage lang. Nun standen dem Wüstenforscher beliebig viele Träger zur Verfügung, jedoch stand er vor dem Problem, dass jeder Träger (genauso wie unser Wüstenforscher) nur 4 Tagesrationen Essen und Wasser tragen konnte.

Wie viele Träger musste der Forscher mindestens engagieren, um es nach Timbuktu zu schaffen, ohne dass er oder einer seiner Träger verdurstete bzw. verhungerte?

Der Forscher geht mit 2 Trägern und insgesamt 12 Rationen los (jeder trägt 4 Rationen, einschließlich des Forschers selbst). Nach einer Tagesreise verbleiben 9 Rationen. Einer der Träger geht am zweiten Tag zurück, wobei er eine Ration mitnimmt. Der verbleibende Träger geht zusammen mit dem Forscher weiter, so dass sie nach der zweiten Tagesreise noch 6 Rationen haben. Am dritten Tag geht auch der zweite Träger zurück und nimmt zwei Rationen für seine zweitägige Rückreise mit. Mit den verbleibenden 4 Rationen kommt der Forscher in den verbleibenden 4 Tagen nach Timbuktu.




Lösungen Englisch-Tipps

1. Whoever does not work does not make mistakes. Who heist zwar “wer”, wird aber nur bei einer Frage verwendet (Who has made this mistake?).
2. If you are still sleepy at 10 a.m., you have to have a second cup of coffee. Kein Fehler – Wird von deutsch Sprechenden oft als falsch empfunden und mit “must” übersetzt.
3. One group did better work than the other. To make hat im Englischen die Bedeutung von “herstellen”.
4. When the bird was alive it sang well, but when it was dead, I ate it and it tasted good. Sinne-Verben verlangen good or bad und niemals well oder badly.
5. Some of the finest shops in Zürich are located in the Bahnhofstrasse. Im Englischen haben Strassennamen keinen Artikel.
6. He has been waiting at the station for two hours and no one has come to pick him up. Since wird nur verwendet, wenn man von einem bestimmten Zeitpunkt ausgeht.



Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
Telefon: 032 621 76 33 / E-Mail: info@mehrleisten.ch

Besuchen Sie www.mehrleisten.ch

 
Möchten Sie diesen Newsletter abbestellen? Klicken Sie bitte hier.