Mehr Produktivität im Büro

Grüezi [Vorname_Name]

Sie werden es nicht glauben, aber Organisations-Studien belegen, dass nur durchschnittlich 20 Prozent Ihrer Dokumente wirklich aktuelle Unterlagen sind.

Der Rest gehört nicht auf den Schreibtisch, sondern entweder ins Archiv oder gleich in den Papierkorb oder in den Reisswolf. Aber warum zögern so viele, den Ballast zu entsorgen?

Die Antwort und Lösungen finden Sie in unserem Hauptbeitrag.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Hauptartikel: Wie Sie bis zu 80% Papier loswerden.
• Kommunikation: Das Dilemma des E-Mails
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook2003: Elektronische Visitenkarte schnell weitergeben
• Rätsel: Wem gehört die Milch?

Sprüche der Woche:

Gebraucht der Zeit, die geht so schnell von hinnen, doch Ordnung lehrt euch Zeit gewinnen.
Johann Wolfgang von Goethe

Die Seele jeder Ordnung ist ein grosser Papierkorb.
Kurt Tucholsky

Einer der Vorteile der Unordentlichkeit liegt darin,
dass man dauernd tolle Entdeckungen macht.
Alan Alexander Milne, engl. Schriftsteller u. Journalist

Mit den Papierbergen auf dem Schreibtisch verhält es sich wie mit den Sandsäcken eines Heissluftballons. Die Sandsäcke halten den Korb am Boden, und erst, wenn man diese über Bord wirft, gewinnt er an Höhe und Beweglichkeit.
Frank Christoph Borgers, Trainer für Arbeitsorganisation

Cartoon der Woche:

Hauptartikel: Wie Sie bis zu 80% Papier loswerden.

Der Mensch ist Jäger und Sammler, und das manifestiert sich auch am Arbeitsplatz. Der Hauptgrund für die Sammelwut ist eine falsche Fragestellung. Der Büromensch fragt sich: «Könnte ich diese Information eventuell wieder einmal gebrauchen?»

Die Antwort ist meistens «Ja» und die Akte, die Fachzeitschrift oder ein Papier landet irgend in einer Ablage – meistens auf Nimmerwiedersehen. Denn das ist auch eine Tatsache – die meisten Leute wissen gar nicht mehr, was sie alles gehortet haben.

Stellen Sie sich deshalb in Zukunft folgende zwei Fragen, bevor Sie etwas aufbewahren:

• Falls ich die Information wieder brauche, wo kann ich sie wieder beschaffen?
• Was passiert, wenn ich diese Information jetzt wegwerfe?

Da Informationen in Unternehmen 4 – 5 Mal gespeichert sind, kann die erste Frage zu 80% beantwortet werden und Sie können Ihre Kopie getrost entsorgen.

Wenn die Antwort auf die zweite Frage «Nichts» oder «Nicht viel» heisst, dann ab in den Papierkorb mit den Dokumenten.

Trennen Sie passives von aktivem Material

In unseren Trainings sagen wir den Teilnehmern immer: Wir wollen aus chaotisch organisierten Menschen keine Ordnungsfanatiker machen. Das funktioniert meistens nicht.

Was wir aber empfehlen ist: Werfen Sie alles fort oder spedieren Sie es ins Archiv, was Sie nicht mehr brauchen. Was bleibt ist wie gesagt etwa 20% der Ursprungsmenge. Und ob Sie diesen Rest nun eher chaotisch oder wohlgeordnet organisieren, spielt dann keine grosse Rolle mehr.

Was Sie gegen wachsende Stapel tun können

Wenn Sie nun bis zu 80% Material entsorgt haben, fragt sich, wie arbeite ich in Zukunft, damit die Papierberge gar nicht mehr wachsen?

Hier empfiehlt sich das Sofort-Prinzip:

Sobald Sie ein Dokument in die Hand nehmen, entscheiden Sie immer was Sie damit tun wollen. Dabei stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Wahl:

1. Falls die Arbeit nicht länger als 3 Minuten dauert, tun Sie sie sofort.
2. Falls die Arbeit länger dauert, entscheiden Sie, wann Sie sie tun wollen terminieren Sie sie (Aufgabenliste, Outlook, Mappei-Terminator, Agenda usw.).
3. Falls das Dokument oder die Aufgabe unwichtig ist, ab in den Papierkorb damit.

Hier noch ein Zusatztipp zum Sofort-Prinzip:

Oft werden Aufgaben zu 90% erledigt und dann wandert die entsprechende Akte auf einem Stapel, weil das lästige Ablegen, oder der lästige Entscheid etwas sofort zu entsorgen oder das Weiterleiten ja nicht so wichtig ist. Und schon wachsen die Stapel wieder.

In meiner Beratertätigkeit stelle ich immer wieder fest, dass 2/3 eines Stapels aus solchen fast erledigten Akten besteht.

Deshalb: Versuchen Sie Arbeiten immer zu Ende zu bearbeiten, vor allem dann, wenn der Arbeitsvorgang fast abgeschlossen ist.

In der nächsten Ausgabe erfahren Sie, wie Sie Ihre aktiven Informationen am Arbeitsplatz organisieren können und wie Sie Ihr Archiv schlank halten können.

Kommunikation: Das Dilemma des E-Mails

Das Internet hat die Kommunikation im privaten wie im geschäftlichen Bereich stark verändert. Informationen beschaffen wir uns im World Wide Web (www). Statt zu telefonieren oder einen Brief zu schreiben, senden wir E-Mails. Wer im Büro arbeitet, hat heute fast automatisch eine persönliche Mailbox. Aber kaum jemand hat gelernt, mit E-Mails umzugehen.

Die Informationsflut und die dauernde Störung durch unüberhörbar eintreffende Mails ist ein Problem, zu dessen Lösung mein Kollege Willy Knüsel in diesem Newsletter wiederholt Tipps gegeben hat. Ein anderes Problem hat ein Bekannter von mir einmal auf den Punkt gebracht mit den Worten: «Ein E-Mail wird geschrieben, als ob man spricht. Beim Empfänger kommt es jedoch an wie eine geschriebene Botschaft.»

Flüchtig geschrieben und wenig durchdacht

Was mein Bekannter damit meinte: Oft wird ein E-Mail schnell in die Tasten gehauen und ohne Nachkontrolle versandt. Deutlich wird dies oft an den unzähligen Tippfehlern. Einen solch fehlerhaften Brief würden wir nie abschicken. Mails werden selten ausgedruckt und noch einmal sorgfältig durchgelesen wie Briefe, die wir auf schickem Briefpapier ausdrucken und von Hand unterschreiben. Je nach Persönlichkeit wird diese Flüchtigkeit von der lesenden Person als fehlende Wertschätzung empfunden.

Durch das schnelle, oft flüchtige Verfassen eines E-Mails ist dieses oft auch inhaltlich deutlich weniger durchdacht als andere Texte, die wir verfassen (Briefe, Berichte etc.). So wie die meisten Menschen in der freien Rede kein gut durchstrukturiertes, logisch aufgebautes Statement schaffen, sind in der Eile verfasste Mails ohne Struktur und Logik.

Vorsicht bei Mails aus Wut!

Am schlimmsten sind Mails, die in emotionalem Aufruhr verfasst werden. Hier hacken viele Menschen ihre Emotionen ungeschminkt ins Mailprogramm und senden das Ganze meist spontan ab. Hätte man dasselbe dem Menschen ins Gesicht oder in den Telefonhörer gebrüllt, hätte er es einmal gehört und einen vielleicht noch vor dem Höhe- resp. Tiefstpunkt unterbrochen. Als Mail in der Mailbox kann (und wird!) dasselbe jedoch im Originalton wiederholt nachgelesen werden. Wie mein Bekannter sagte, kommt es an als Geschriebenes, wurde aber geschrieben wie Gesagtes.

Es gilt, vor dem Versenden eines E-Mails zu überlegen, ob es das richtige Mittel ist und dieses richtig eingesetzt wurde. Im Zorn verfasste Mails sollten Sie zwingend in Ihrem Postausgang übernachten lassen und am Folgetag in Ruhe noch einmal lesen. Sie werden dann erkennen, wie es Ihr/e Adressat/in gelesen hätte – und wahrscheinlich andere Worte, möglicherweise auch ein anderes Mittel wählen.

Gerade weil die Meisten von uns nie gelernt haben, wie ein gutes Mail auszusehen hat, werde ich die nächsten Ausgaben diesem Thema widmen.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

Outlook2003: Elektronische Visitenkarte schnell weitergeben

Möchten Sie ihre Kontaktdaten möglichst schnell an die Empfänger ihrer E-Mails weitergeben? Dann ist der nachfolgende Tipp genau richtig für Sie:

Die optimale Lösung für diesen Fall ist der Einsatz so genannter VCF-Dateien. VCF ist die Endung für Dateien im vCard-Format. Dabei handelt es sich um ein Standardformat für den Austausch elektronischer Visitenkarten, das nicht nur von Outlook sondern auch von anderen E-Mail-Programmen und sogar von PDAs oder Handys gelesen werden kann.

Alle Outlook-Versionen unterstützen vCards. Sie können jeden Eintrag im Kontaktordner als vCard verschicken. Um Ihre eigene elektronische Visitenkarte verschicken zu können, müssen Sie also zuerst, Ihre persönlichen Daten als Kontakt im Outlook-Kontaktordner erfassen. Mit Outlook 2003 können Sie dabei auch ein Bild von sich einfügen.

Nachdem Sie einen Kontakt von sich selbst erstellt haben, lässt sich dieser sofort per Befehl an eine beliebige Anzahl von E-Mail-Empfängern verteilen. Dazu wechseln Sie in den Kontaktordner, markieren Ihren eigenen Kontakteintrag und wählen in Aktionen / Als vCard weiterleiten an. Es öffnet sich ein neues Nachrichtenfenster, dem Ihre elektronische Visitenkarte als VCF-Datei beigefügt ist. Sie müssen nur noch die Empfänger auswählen und die Nachricht verschicken.

Noch praktischer ist es, wenn Sie die VCF-Datei mit Ihren persönlichen Daten in Ihre E-Mail-Signatur integrieren. Dann erhalten alle E-Mail-Empfänger automatisch Ihre elektronische Visitenkarte.

Wählen Sie Extras / Optionen, dann Wechsel zur Registerkarte E-Mail-Format und dort Schaltfläche Signaturen. Egal, ob Sie jetzt eine vorhandene Signatur bearbeiten oder eine neue erstellen, bei der Gestaltung der Signatur steht Ihnen in Outlook 2003 ein eigener Dialogfeldbereich zum Einfügen einer Visitenkarte bzw. einer vCard zur Verfügung. Klicken Sie auf Neue vCard von Kontakt und wählen Sie dann Ihren eigenen Kontakteintrag aus, um die entsprechende VCF-Datei in die Signatur einzufügen. Die Datei wird von nun an automatisch an ausgehende E-Mails angefügt.

Nun können Sie natürlich zwei Signaturen anlegen, die eine mit und die andere ohne vCard. Somit könne Sie bei neuen E-Mail-Partnern die Signatur mit und bei bestehenden Partnern jene ohne vCard versenden.

Rätsel: Wem gehört die Milch?

Ein Ziegenbock steht auf der Grenze zweier Nachbarn. Der Kopf steht auf dem Grundstück von Herrn Regen, das hintere Teil auf dem Grundstück von Herrn Bogen.

Wer hat ein Recht auf die Milch?

Lösung:Vorstellungsgespräch

Marianne hat ein Vorstellungsgespräch. Als sie am Dienstagmorgen aufwacht, kann sie ihren Kalender nicht finden. Sie kann sich allerdings erinnern, dass ihr Termin zwei Tage nach dem Tag vor dem Tag nach morgen ist.

An welchem Tag stellt Marianne sich vor?

Marianne stellt sich am Freitag vor. Das Rätsel lässt sich am besten lösen, wenn man am Ende beginnt. Heute ist Dienstag. Der Tag nach morgen ist Donnerstag, der Tag davor Mittwoch. Zwei Tage nach Mittwoch ist Freitag.


Lösungen Englisch-Tipps

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