Mehr Produktivität im Büro

Grüezi [Vorname_Name]

Stellen Sie sich Ihren Arbeitsalltag vor: Erstens eine Telefonpendenz mit Müller, der bis am 15. Februar in den Ferien ist. Zweitens eine Einladung, zu der Sie sich angemeldet haben. Drittens eine Aufgabe, die Sie mit Termin delegiert haben. Viertens eine Kurseinladung. Fünftens ein Bewerbungsgespräch. Sechstens… Siebtens… Achtens…

Und schon haben Sie einen Stapel mit unerledigten Pendenzen, die Sie irgendwie im Griff behalten sollten.

In unserem Hauptartikel zeigen wir Ihnen, was für Möglichkeiten sich bieten.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Wie Sie terminierte Pendenzen nicht vergessen
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook: Wie Sie E-Mail-Nachrichten vor Veränderung schützen
• Recht: Drei Monatslöhne für missbräuchliche Kündigung
• Rätsel der Woche

Sprüche der Woche:

„Organisation ist ein Mittel, die Kräfte des einzelnen zu vervielfältigen.“
Peter F. Drucker

„Organisation kann aus einem Inkompetenten kein Genie machen.“
Dwight D. Eisenhower, amerik. General u. Präsident

 „Zweck und Ziel der Organisation ist es, die Stärken der Menschen produktiv zu machen und ihre Schwächen unwesentlich.“
Peter F. Drucker, Managementlehrer und -berater

„Einer der Vorteile der Unordentlichkeit liegt darin, daß man dauernd tolle Entdeckungen macht.“
Alan Alexander Milne

Cartoon der Woche:

Wie Sie terminierte Pendenzen nicht vergessen

Bei Terminierungssystemen oder Wiedervorlagen sind die Meinungen geteilt: Die einen schwören darauf, die anderen betiteln sie als Dokumentengräber. Es kommt auf Ihren Arbeitsstil und Ihre Aufgaben an, ob ein Terminierungssystem sich für Sie eignet.

Richten Sie sich nur dann eine ein, wenn…

• Sie generell sehr viele Aufgaben terminieren müssen (also nicht sofort erledigen können),
  
• Sie zur Zettelwirtschaft neigen und daher Notizen über später fällige Aufgaben oder Telefonanrufe gerne auf losen Zetteln, Post-it oder einer Schreibunterlage festhalten,
  
• Sie kein anderes System für die Aufgabenplanung (To-do-Liste, Zeitplansystem, Outlook) benutzen.

Ganz wichtig! Wenn Sie sich eine Wiedervorlage einrichten, sollten Sie sie auch täglich benutzen – und sich dabei an bestimmte Spielregeln halten. Sonst funktioniert das System nicht.

Folgende Systeme kommen für die Wiedervorlage in Frage:

Pultordner: Dieser liegt bei Ihnen auf dem Tisch oder in Griffweite daneben. Sie brauchen zwei davon: einen mit der Einteilung 1 bis 31 (für die Tage) und einen von 1 bis 12 (für die Monate).

Hängemappen: Diese eignen sich für eine sehr umfangreiche Wiedervorlage. Sie benötigen dazu 43 Hängemappen: 31 für die Tage und 12 für die Monate. Die Tagesmappen bilden den ersten Block im Hängeregister. Ganz vorn hängt die aktuelle Tagesmappe (die dann am nächsten Tag ans Ende der Tagesmappen wandert) Dahinter folgen chronologisch die anderen Tage. Den zweiten Block bilden die Monatsmappen: die des aktuellen Monats an erster Stelle, dahinter chronologisch die weiteren Monate.

Einstellmappen von Mappei: Mit diesen arbeiten Sie nach dem gleichen Prinzip wie bei den Hängemappen, nur dass diese Lösung extrem Platz sparend ist:

Alle 43 Mappen passen in ein bis zwei Boxen (je nach Füllmenge der Mappen), die Sie direkt auf den Schreibtisch stellen oder in Ihren Hängeregisterschrank einhängen.

Wie sie Ihr Terminierungssystem optimal nutzen

• Planen Sie am besten immer schon am Vorabend den nächsten Tag. Gehen Sie also abends die Tagesmappe des folgenden Tages durch.
  
• Am Monatsende nehmen Sie sich die folgende Monatsmappe vor und verteilen den Inhalt auf die entsprechenden Tagesmappen. Das geht ganz schnell, wenn Sie auf allen Dokumenten in der Ecke rechts oben das exakte Wiedervorlage-Datum notiert haben.
  
• Halten Sie einen Stapel Notizzettel am besten im Format A5 bereit. Darauf notieren Sie Aufgaben und Termine, um sie dann in das entsprechende Fach Ihres Terminierungssystems zu legen.
  
• Folgende Informationen gehören auf den Notizzettel: Datum der Notiz / Beschreibung der Aufgabe /Fälligkeitsdatum der Aufgabe / Datum, wann mit der Bearbeitung der Aufgabe begonnen werden muss.
  
• Die Notizzettel können Sie auch als Formular mit den oben erwähnten Feldern erstellen. Ebenfalls können Sie immer wiederkehrende Aufgaben oder Termine wie Abschlussarbeiten, Monatsrapporte oder Geburtstage auf A5-Karten vordrucken und immer wieder verwenden.
  
• Legen Sie keine Originalunterlagen in die Wiedervorlage, das produziert verzweifelte Suchaktionen! Notfalls legen Sie eine Kopie des Originals ab. Die Originale kommen an ihren eigentlichen Ablageplatz. Ausnahme: Einladungen, Flugtickets etc., die Sie vorher nicht brauchen werden, können Sie direkt in die Wiedervorlage legen.
  
• Nutzen Sie Ihre Wiedervorlage auch für private Aufgaben und Termine, z.B. Zahnarzt, Autowerkstatt, Schulfeier usw.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

1. In the first time I believed his stories, but then I discovered that he was a liar.
   
2. Every day I am learning things I never knew before.
   
3. Too much confusion results in many mistakes.
   
4. I have gone to India on my holidays last year.
   
5. The steak looked well, but it was tough; therefore the man called the waiter and requested a tender steak.
   
6. I won’t hear you any more. You say nothing but nonsense.

Outlook: Wie Sie E-Mail-Nachrichten vor Veränderung schützen

Wenn Sie eine Nachricht per E-Mail verschicken, kann sie vom Empfänger problemlos weitergeleitet werden. Dagegen ist nichts einzuwenden. Bedenklich ist jedoch die Tatsache, dass der Nachrichtentext vorher manipuliert werden kann. Und da in einer weitergeleiteten E-Mail normalerweise Ihr Name als ursprünglicher Absender erscheint, wird eine dritte Person den Inhalt dann Ihnen zuschreiben.

Mit einem kleinen Trick lässt sich aber verhindern, dass Ihr E-Mail verändert wird. Dazu müssen Sie lediglich den Vertraulichkeitsgrad umschalten.

Bevor Sie auf Senden klicken, wählen Sie die Funktion Optionen in der Symbolleiste. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld öffnen Sie das Dropdown-Feld Vertraulichkeit und stellen die Option Privat ein. Kehren Sie dann mit Schliessen zum Nachrichtentext zurück. Jetzt können Sie das E-Mail senden.

Der Empfänger kann das E-Mail anschliessend ganz normal öffnen und betrachten. Er kann es auch ganz normal weiter leiten. sobald er jedoch versucht, Änderungen vorzunehmen, erscheint eine Meldung, dass die Informationen nicht bearbeitet werden können.

Recht: Drei Monatslöhne für missbräuchliche Kündigung

Wird einem Arbeitnehmer gekündigt, nur weil er gerechtfertigte Ansprüche gegen seinen Arbeitgeber gerichtlich durchsetzt, ist die Kündigung missbräuchlich.

Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf Schadenersatz. So entschied das Arbeitsgericht Zürich in einem Urteil vom 9. Juli 2004 (AN40346).

In einem Prozess stellte das Gericht fest, dass der Betrieb dem Angestellten zu wenig Lohn bezahlt hatte. Kurz darauf erhielt der Arbeitnehmer die Kündigung. Zudem weigerte sich der Arbeitgeber, die Kündigung zu begründen. Dies wurde als Indiz für eine missbräuchliche Kündigung gewertet.

Der Betrieb musste dem Gekündigten schliesslich drei Monatslöhne zusätzlich bezahlen.


 

Rätsel: Durch die Wüste nach Timbuktu

Ein Wüstenforscher wollte nach Timbuktu kommen. Die Reise dorthin war beschwerlich und dauerte sechs Tage lang. Nun standen dem Wüstenforscher beliebig viele Träger zur Verfügung, jedoch stand er vor dem Problem, dass jeder Träger (genauso wie unser Wüstenforscher) nur 4 Tagesrationen Essen und Wasser tragen konnte.

Wie viele Träger musste der Forscher mindestens engagieren, um es nach Timbuktu zu schaffen, ohne dass er oder einer seiner Träger verdurstete bzw. verhungerte?

Lösung: Quadratisches Haus

Ein Mann baut ein quadratisches Haus. Jede der Mauern zeigt nach Süden. Ein Bär kommt vorbei.

Welche Farbe hat dieser? Weiss, denn es ist ein Eisbär und das Haus steht genau auf dem Nordpol.

Lösungen Englisch-Tipps

1. At first I believed his stories, but then I discovered that he was a liar.
   (ein typischer Fall von verdeutschtem Englisch)
   
2. Every day I learn things I never knew before.
   (Simple present für ein Geschehen, das regelmässig vorkommt)
   
3. Too much confusion results in many mistakes. – Kein Fehler
   
4. I went to India on my holidays last year.
   (Simple past für abgeschlossene Handlungen)
   
5. The steak looked good, but it was tough; therefore the man called the waiter and requested a tender steak. (Sinne-Verben verlangen good or bad und niemals well oder badly)
   
6. I won’t listen to you any more. You say nothing but nonsense?
   (To listen to = zuhören, anhören / to hear = hören)

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