Mehr Produktivität im Büro

Grüezi [Vorname_Name]

Wie werden Mitarbeiter, die nicht «Nein» sagen können von ihren Kollegen beschrieben? Angenehmer Kollege / Sie ist eine liebe / Sehr zuvorkommend / Netter Typ / Unser Schätzchen…

Zweite Frage: Zu wem geht man, wenn man eine Aufgabe abgeben will? Natürlich zu jemanden, der nicht «Nein» sagen kann.

Das Ergebnis: Solche Mitarbeiter sind oft im Druck, machen Überzeit und sind unzufrieden.

In unserem Hauptbeitrag erfahren Sie, wie Sie das ändern können.

Ihr
Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Hauptartikel: Wie Sie lernen «Nein» zu sagen
• Kommunikation: Gestalten Sie Ihre Briefe
• Englisch-Tipps für deutsch Sprechende
• Outlook: Sichere Absender automatisch hinzufügen
• Rätsel: Vorstellungsgespräch

Sprüche der Woche:

Diplomatie meint die Fähigkeit, auf so taktvolle Weise nein zu sagen, dass alle Welt glaubt, man hätte ja gesagt.
Robert Anthony Eden, britischer Politiker

Die Fähigkeit, «Nein» zu sagen, ist die Geburt der Individualität.
René Arpad Spitz, österreichischer Psychoanalytiker

Versprechen Sie wenig, aber halten Sie Ihre Versprechungen, denn Versprechungen machen uns schuldig.
Herbert Cassons, Gründer der Efficiency Bewegung

Cartoon der Woche:

Hauptartikel: Wie Sie lernen «Nein» zu sagen

Es kann sehr befreiend sein, nicht jedem Wunsch, der von aussen an Sie herangetragen wird, nachzugeben und auch einmal «Nein» zu sagen, damit Ihre eigenen Bedürfnisse nicht zu kurz kommen.

Wenn Sie lernen wollen «Nein» zu sagen, müssen Sie sich zunächst ehrlich die Frage beantworten, ob Sie das auch wirklich wollen. Denn zu allem «Ja» zu sagen, hat vordergründig gewisse Vorteile: weniger Konflikte, keine Schuldgefühle, Wertschätzung…

Wenn Sie aber in Zukunft auch einmal, «Nein» sagen wollen, bringen Sie in der entsprechenden Situation Ihren tatsächlichen Wunsch zum Ausdruck. Hier nun fünf Schritte zum «Nein» sagen ohne Schuldgefühle.

1. Klein anfangen: Beginnen Sie mit dem «Nein» sagen in einer angstfreien Situation, in der nicht viel auf dem Spiel steht. Beispiel: Sagen Sie Ihrem Bekannten, dass Sie nicht so gern in dessen Lieblingsrestaurant gehen und schlagen Sie ein anderes vor. Oder: Sagen Sie Ihrem Kind, dass es vor dem Schlafengehen nichts Süsses mehr gibt.
   
   
2. Kurz und bündig: Die effektivsten Neins sind die am wenigsten komplizierten. Glauben Sie nicht, Sie müssten sich rechtfertigen.
   
   Beispiel: Sagen Sie Ihrem Gegenüber: «Am Samstag bin ich leider verhindert!» Mehr nicht. Erklären Sie nicht, was Sie am Samstag machen, mit wem und wo. Oder sagen Sie: «Ich habe im Moment leider keine Zeit!»
   
   
3. Erbitten Sie Bedenkzeit: Viele Wünsche kommen als dringende Aufgaben getarnt daher und sind meistens nicht wichtig. Lassen Sie sich von solchen «dringenden» Aufgaben nicht überrumpeln! Bitten Sie um Bedenkzeit, wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie diplomatisch «Nein» sagen sollen.
   
   Beispiele: «Da muss ich erst in meinem Kalender nachschauen. Ich rufe Dich dann zurück!» «Ich bin an einer wichtigen Aufgabe. Ich muss zuerst den Chef fragen.»
   
   
4. Sagen Sie «Nein» und bieten Sie Alternativen:
   
   «Nein, aber ich schlage A oder B vor»
   «Tut mir Leid, aber könnte man nicht A und B verbinden?»
   
   
5. Sagen Sie ein freundliches «Nein»:
   
   Ihr «Nein» darf nie barsch oder hart tönen. Es muss ein freundliches «Nein» sein, denn ein klares, freundliches «Nein» wird in der Regel akzeptiert. Hier gilt auch das Harvard-Konzept: Hart in der Sache, freundlich im Ton.

Probieren Sie’s! – «Nein» sagen ist gar nicht so schwer. Es zu können bedeutet aber nun nicht, dass Sie in Zukunft zu allem «Nein» sagen sollen. Doch Sie werden eine neue Freiheit darin entdecken, zunehmend selbst bestimmen zu können, was Sie wollen und was nicht.

Dann werden Sie aufhören Dinge zu tun, die Sie nicht tun möchten, mit Leuten, die Sie nicht sehen möchten. Sie werden wieder unabhängig und selbst bestimmend Ihre eigenen Prioritäten setzen können.

Kommunikation: Gestalten Sie Ihre Briefe

Die Beiträge der letzten zwei Monate standen ganz im Zeichen der Textgestaltung. Eine besondere Textform ist der Brief: Auch in Zeiten von E-Mail und SMS geschieht ein Grossteil der Kommunikation per Post. Gerade wenn Sie als Geschäftsfrau oder mann Ihren potenziellen Kundinnen und Kunden ein Angebot mittels einer hübschen Broschüre beliebt machen wollen, sind Briefe (oder Neudeutsch: Mailings) das gewählte Mittel.

Gerade bei solchen Schreiben ist die Gestaltung – neben der verständlichen, ansprechenden Sprache – von grosser Wichtigkeit. Soll Ihr Brief nicht ungelesen im Abfall landen, muss er drei Punkte erfüllen:

1. Eine A4-Seite – nicht mehr
   
   Ein Brief soll, wenn irgend möglich, auf einer A4-Seite Platz finden – inklusive Absender- und Empfängeradresse, Unterschrift und PS. Erfahrungsgemäss bleibt Ihnen somit knapp eine halbe Seite für den eigentlichen Brieftext. Auch bei Briefen gilt: In der Kürze liegt die Würze.
   
   Der Brief bietet somit nur Platz für das Nötigste: die Hauptbotschaft und die Einladung, mit Ihnen als Absender/in Kontakt aufzunehmen, falls das Angebot interessiert. Alles Weitere – Detail- und Hintergrundinformationen – gehört in die Beilage. Der Brieftext entscheidet, ob sich die angeschriebene Person tiefer mit dem Angebot auseinandersetzen wird.
   
   
2. Logische Gliederung in Absätze
   
   Gerade Briefe, deren Absender man nicht persönlich kennt, werden oft in Eile überflogen. Steckt Ihre Hauptbotschaft irgendwo tief in einer Bleiwüste, wird sie mit grosser Wahrscheinlichkeit übersehen. Auch Briefe sind deshalb gezielt zu gestalten, so dass sie gerne gelesen werden: mit klar getrennten Abschnitten und genügend Luft (siehe Newsletters 07/41 und 08/03).
   
   
3. Die Botschaft auf einen Blick
   
   Wie bei Artikeln und Medienmitteilungen gehört die Hauptbotschaft zwingend ins Zentrum der Aufmerksamkeit gerückt: als gut sichtbarer «Betreff» oberhalb der Anrede. Auf das Wort «Betreff» können Sie getrost verzichten – Hauptsache, er sticht durch Schriftgrösse und schnitt («fett») ins Auge. Wie eine Schlagzeile soll dieser Betreff animieren, den Brief zu lesen. Deshalb gelten für den «Betreff» eines Briefes die selben Regeln wir für einen Titel (siehe Newsletter 07/39)

Ein so gestalteter Brief ist sicher ein guter Türöffner für eine künftige Geschäftsbeziehung. Übrigens: Auch Rechnungen und Mahnungen gehören zu den Briefen. Da diese meist allein wegen der Zahlen keine sehr angenehmen Botschaften beinhalten, ist eine übersichtliche Gestaltung umso wichtiger. Denn bestehende Kundinnen und Kunden möchten Sie ja behalten. Eine verständliche Sprache und eine übersichtliche Auflistung der in Rechnung gestellten Kosten kann eine negative Reaktion abfedern.

Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.

Outlook: Sichere Absender automatisch hinzufügen

Wenn Sie den Junk-E-Mail-Filter von Outlook verwenden, sollten Sie die Personen, mit denen Sie regelmässig E-Mails austauschen zur Liste der sicheren Absender hinzufügen, damit sie nicht aus Versehen als Spam aussortiert werden.

Über eine wenig bekannte Option erreichen Sie, dass alle Personen, denen Sie eine E-Mail schreiben, automatisch auf die Liste der sicheren Absender gesetzt werden.

Wählen Sie dazu das Menü Aktionen / Junk-E-Mail / Junk-E-Mail-Optionen an und wechseln Sie auf das Register Sichere Absender. Aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen Personen, an die ich E-Mails schicke, automatisch der Liste sicherer Absender hinzufügen und bestätigen Sie mit OK.

Rätsel: Vorstellungsgespräch

Marianne hat ein Vorstellungsgespräch. Als sie am Dienstagmorgen aufwacht, kann sie ihren Kalender nicht finden. Sie kann sich allerdings erinnern, dass ihr Termin zwei Tage nach dem Tag vor dem Tag nach morgen ist.

An welchem Tag stellt Marianne sich vor?

«Das, was ich Ihnen vortragen will, hat sich im Jahre 1932 abgespielt. Ich war damals genauso viele Jahre alt, wie es die letzen beiden Ziffern meines Geburtsjahres ausdrücken. Als ich von diesem Zusammenhang meinem Grossvater erzählte, überraschte er mich durch die Erklärung, dass dies auch bei seinem Lebensalter so sei. Ich hielt das für unmöglich...»

«Das ist natürlich unmöglich», rief einer der Zuhörer.

«Stellen Sie sich vor, es ist möglich. Mein Grossvater hat es mir bewiesen.»

Wie alt war demnach jeder von uns?

Der Junge ist 1916 geboren und war 1932 demzufolge 16 Jahre alt und der Grossvater ist 1866 geboren und war damit 66.


Lösungen Englisch-Tipps

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