Mehr Produktivität im Büro


Grüezi [Vorname_Name]

Die Mutter des Multitasking ist die Eile, dabei hat doch fast jedes Land ein Sprichwort gegen die Eile. Einige Muster dazu finden Sie in unserer Rubrik „Sprüche der Woche“.

Wie Sie Multitasking verhindern und dabei effizient und effektiv werden, erfahren Sie in unserem Hauptartikel.

Ihr
Willy Knüsel





Lesen Sie heute:




Sprüche der Woche:

Eile ist die Mutter der Unvollkommenheit.
Aus Brasilien

Eile ist nur zum Flöhe fangen gut.
Aus Lappland

Wenn du in Eile bist, mache einen Umweg.
Zen-Buddhismus

Eile ist des Teufels, nur schlechte Menschen eilen.
Sprichwort, Indien

In der Eile ist Irrtum.
Weisheit, China

Eile ist nicht Geschwindigkeit. Niederlande Gott schuf die Zeit, von Eile hat er nichts gesagt.
Deutschland

Eile ist des Teufels Bote.
Serbien

Fehler entstehen durch Eile, nie, wenn man etwas gemächlich tut.
China



Cartoon der Woche:







Eile mit Weile statt Multitasking

In unserem Beitrag von letzter Woche haben wir Ihnen konkrete Tipps gegen das Multitasking versprochen. Hier sind sie:

  • Prioritäten statt Hektik: Verfallen Sie nicht in Hektik, wenn vieles auf Sie einströmt. Sie haben das Recht, die Pflicht und die Verantwortung, Prioritäten zu setzen, um Ihre Aufgaben in angemessener Zeit und Qualität zu erledigen.

  • Aufgaben bündeln: Bündeln Sie gleichartige Aufgaben, um sie dann konzentriert in einem Aufwasch zu erledigen. Der dauernde Wechsel zwischen andersartigen Arbeiten kostet Energie und Zeit.

  • Hektik ist nicht Flexibilität: Flexibilität und Vielseitigkeit sind wertvolle kreative Eigenschaften. Vergeuden Sie sie jedoch nicht, indem Sie sie dauernd für abgehackte Aktionen mobilisieren.

  • Tagesplanung: Planen Sie Ihre Tage sorgfältig mit genügend Zeitpuffern für Unvorhergesehenes. Es macht keinen Sinn, sich 10 Sachen vorzunehmen, um dann am Abend frustriert festzustellen, dass Sie wieder nur 3 Aufgaben dieser Liste erledigt haben.

  • Wichtigkeit vor Dringlichkeit: Überlegen Sie sich jeden Tag, was die wichtigste Aufgabe ist, die Sie heute erledigen wollen. Das schärft Ihren Blick auf die Wichtigkeit und nicht auf die Dringlichkeit und verbessert Ihre Konzentration und Ihre Wirkung.
  • Arbeiten abschliessen: Drängen Sie auf den Abschluss einer wichtigen Arbeit und das damit verbundene Erfolgserlebnis, anstatt Ihre Energie sprunghaft auf zig weitere Tätigkeiten zu verteilen. Sie werden niemals auf allen Pferden gleichzeitig durchs Ziel reiten.

  • Fragen Sie nach: Manch chaotischer Vorgesetzter delegiert gern schubweise Aufgaben – ohne Angaben über Wichtigkeit und Termin zu machen. Scheuen Sie sich nicht, ihn nach seinen Prioritäten zu fragen (Wie wichtig ist das genau? / Bis wann benötigen Sie das? Um was geht es hier? Wie viel Zeit soll ich investieren? Warum benötigen wir das so schnell?)

  • Zudem:
    Programmieren Sie sich nicht negativ, indem Sie sich und anderen häufig mitteilen, was Sie noch alles erledigen müssen.

    Machen Sie sich zum erklärten Gegner von ständigen kurzfristigen Aktionen im Sinne von: „Ich muss das eben noch schnell machen“.

    Lassen Sie sich von hektischen, auffällig umtriebigen Kollegen nicht beeindrucken und vor allem nicht anstecken und verwechseln Sie deren Hektik nicht mit Effektivität.

  • Schliesslich:
    Betrachten Sie «Hochgefühle», die Sie bei Parallelarbeiten entwickeln, selbstkritisch. Über kurz oder lang werden diese Gefühle durch innere Entfremdung und Leere abgelöst, da Sie nicht dauerhaft so «hochtourig fahren» können. Sagte doch schon der französische Philosoph Paul Virilio: «Die Geschwindigkeit ruft die Leere hervor, die Leere treibt zur Eile.»

Ein PEP Training und Sie haben mehr Zeit für Wichtiges
Ein PEP-Training ist deshalb so erfolgreich, weil es dort beginnt, wo herkömmliche Seminare in der Regel aufhören: Bei der Umsetzung des Erlernten am Arbeitsplatz, dem Alltagstransfer. Wir erzielen unsere Ergebnisse mit mehreren, zeitlich versetzten Lernanstössen und einer Mischung aus Gruppenarbeit und Einzelcoaching.

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Kommunikation: Mehr Übersicht dank Aufzählungen und Kasten

Oft braucht es Details und Zahlen, um ein komplexes Thema verständlich zu machen. Wer diese in den Text einbaut, riskiert aber dreierlei: Der Text

  • wird zu lang
  • enthält zu viele Zahlen (siehe Newsletter vom 22. Oktober)
  • liest sich nicht mehr flüssig

Gewiss lohnt es sich immer, kritisch zu prüfen, ob man die Details und Zahlen nicht zumindest teilweise weglassen kann. Für jene Zahlen und Details, die unverzichtbar sind, um die Thematik zu verstehen und einordnen zu können, gibt es ein wichtiges Gestaltungsmittel: Den Kasten.

Heben Sie Zusatzinformationen gezielt ab

Setzen Sie Hintergrundwissen in einen Kasten, den der/die Leser/in separat lesen kann. Damit stören Sie den Lesefluss im Haupttext nicht und geben doch die Möglichkeit, die Hintergründe zu erfahren.

Ein Kasten eignet sich übrigens auch für Fälle, wo Sie einen zusätzlichen Aspekt einer «Geschichte» erwähnen möchten, der aber in den Erzählfluss des Textes nicht hineinpassen will. Oder wenn Sie die wichtigsten Details auf einen Blick erkennbar machen möchten – z.B. die Vorteile ihrer Lösung und der besonders günstige Preis dafür.

Eine Aufzählung schafft sofort den Überblick

Ein weiteres Mittel, um einen Text optisch zu gliedern und damit attraktiver zu machen, ist die Aufzählung. Ein Beispiel dafür sehen Sie oben. Sehr dienlich ist auch das Nummerieren, etwa wenn Sie aufzeigen möchten, wie viele Argumente für Ihr Anliegen sprechen. Beispielsweise so:

Für unsere Lösung sprechen drei Gründe: Sie ist

  1. sicher
  2. nachhaltig
  3. günstig

Wobei Sie die drei Adjektive wie einen Zwischentitel fett hervorheben und in einem oder zwei Sätzen weiter ausführen können.

Für unsere Lösung sprechen drei Gründe: Sie ist

  1. sicher
    Sie erfüllt die gesetzlichen Vorgaben und bietet darüber hinaus weitere Sicherheiten wie ...

  2. nachhaltig
    Unsere Lösung wächst mit Ihrem Unternehmen und seinen Bedürfnissen mit und sorgt für langfristige Zufriedenheit.

  3. günstig
    Für nur Fr. XXX erhalten Sie alles inklusive.

Ein solch gegliederter Text liest sich nicht nur leichter, sondern vermittelt die Hauptbotschaft bereits beim Überfliegen. In Zeiten zunehmender Informationsflut ein zentraler Aspekt.

 

Die Rubrik „Kommunikation“ wird verfasst durch Kommunikationsexpertin:
Myriam Holzner, Kürze&Würze GmbH, Bern, www.kuerzeundwuerze.chholzner@kuerzeundwuerze.ch




Englisch-Tipps für deutsch Sprechende

Mit der nachfolgenden Übung können Sie typisch deutsche Englischfehler verlernen. Also was ist hier falsch? Die Antworten finden sie am Schluss.


1.

It needs only half an hour to reach the centre of the city.

2.

The doctor did not say him the real nature of the illness because he knew he patient would not be able to bear the truth.

3.

His deeds show that he doesn’t care about all what he does.

4.

He told me that he must take his mother to the doctor because she felt ill.

5.

It enjoys him that she likes his new suit.

6.

If we give him a higher salary he will be more likely to stay working for us than if we don’t give him a raise.

7.

When Tom and Sally first met one another they were nervous.




Outlook: Feiertage 2008 fehlen im Kalender

Haben Sie festgestellt, dass in Outlook2003 die Feiertage ab dem Jahr 2008 fehlen und dass es auch nichts nützt, wenn Sie die Feiertage mit der Funktion Feiertage hinzufügen… im Kalender ergänzen wollen.

Der Grund liegt darin, dass Microsoft die Feiertagetabelle nur bis und mit dem Jahr 2007 erstellt hat. Microsoft erwartet sehr wahrscheinlich, dass die Anwender ab diesem Jahr das neue Office kauft.

Falls auch 2008 mit Outlook 2003 weiter arbeiten möchten, können Sie die Daten für 2008 und weitere Jahre kostenlos auf folgendem Link herunter laden und installieren:

http://www.add-in-world.com/download/ol-feiertage/

Wenn Sie nach erfolgreicher Installation das Programm aufrufen wollen, erhalten Sie allerdings in der Schweiz eine Fehlermeldung. Das Problem resultiert aus einer Inkompatibilität einer VBA-Bibliothek (MS-Forms), die für die Anzeige der Dialoge Voraussetzung ist. Wenn Sie in den Regions- und Spracheinstellungen als Sprache "Deutsch (Deutschland)" statt "Deutsch (Schweiz)" oder "Deutsch (Österreich)" einstellen, lässt sich das Add-In aufrufen.

Schliessen Sie deshalb alle Programme und wählen Sie im Start-Menü die Systemsteuerung. Dort wählen Sie „Regions- und Sprachoptionen“ und wechseln Sie dort die Sprache von Deutsch (Schweiz) auf Deutsch (Deutschland). Danach führen Sie das Feiertage-Tool in Outlook aus und schliesslich wechseln Sie die Sprache in der Systemsteuerung wieder auf Deutsch (Schweiz).



Rätsel: Eier verteilen

Wie kann man zehn Eier aus einer Schüssel so unter zehn Leuten aufteilen, dass jeder ein Ei bekommt und eins aber in der Schüssel bleibt?


Lösung: Keine Zwillinge

Eine Frau hat zwei Söhne, die zur selben Stunde, am selben Tag und im selben Jahr geboren sind! Die beiden sind aber keine Zwillinge!

Wie kann das sein?

Die zwei Söhne waren mit einem weiteren Sohn Drillinge.


Lösungen Englisch-Tipps

1.

It takes only half an hour to reach the centre of the city.

Man kann «it takes», muss aber «I need» sagen. Beispiel: It takes me 5 Min. to prepare am meal. Aber: I need 5 Min. to prepare a meal.

2.

The doctor did not tell him the real nature of the illness because he knew he patient would not be able to bear the truth.

«he said her» kann man nicht sagen. Möglich, aber viel zu umständlich «he said to her», deshalb «he told her»

3.

His deeds show that he doesn’t care about all that he does.

Im Deutschen heisst es: Wenn das alles ist was Sie brauchen. Im Englischen aber: Wenn das alles ist, das Sie brauchen.

4.

He told me that he had to take his mother to the doctor because she felt ill.

Die Verben «must» und «to have» haben die gleiche Bedeutung. «must» kann man aber nur in der Gegenwart verwenden.

5.

It pleases him that she likes his new suit.

To enjoy = geniessen
To please = erfreuen

6.

If we give him a higher salary he will be more likely to keep working for us than if we don’t give him a raise.

«to stay» = bleiben (he stays in his room)
Bleiben, im Sinne von weiterhin bei einer Sache bleiben übersetzt man mit «to keep» oder «to continue».

7.

When Tom and Sally first met each other they were nervous.

«each other» wird verwendet, wenn es sich um zwei Personen handelt. «one another» gebraucht man, wenn mehr als zwei Personen betroffen sind.



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