Mehr Produktivität im Büro

Grüezi

Kennen Sie das – das ungute Gefühl, welches von Arbeiten ausgeht, die Sie vor sich her schieben? Die Neigung ist weit verbreitet und ein Grundübel, wenn es um mangelnde Effizienz im Büro geht. Denn Aufschieberitis deutet auf Überforderung, auf Unentschlossenheit, auf Unzuverlässigkeit – alles Zeichen fehlender Selbstorganisation. Besser ist es, das Problem von vorneherein zu vermeiden. Eine verblüffend einfache Methode, der Aufschieberitis beizukommen, ist das Sofort-Prinzip. Mehr davon in unserem Hauptartikel.

Grüsse ohne Aufschub

Willy Knüsel

Lesen Sie heute:

• Nichts mehr auf die lange Bank schieben!
• Neue Rechtschreibung: Gross oder klein
• In Outlook blitzschnell Termine verschieben
• Kurs: Effizienter Arbeiten mit Outlook 2003
• Recht: E-Mail und Datensicherheit
• Rätsel der Woche

Spruch und Cartoon der Woche:

„Müde macht uns die Arbeit, die wir liegen lassen, nicht die, die wir tun“
Marie von Ebner-Eschenbach

„Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen“
Deutsches Sprichwort

„Aufschub heisst der Dieb der Zeit“
Edward Young

Nichts mehr auf die lange Bank schieben!

Dinge unnötigerweise hinauszuschieben, verschlingt wahrscheinlich mehr Arbeitszeit als alles andere. Viele Menschen sind Meister im Verschleppen und sehr geschickt sich vor Aufgaben zu drücken. Geläufige Ausreden sind:

• Ich habe keine Zeit.
• Das kann ewig dauern, ich warte lieber einen Tag ab, an dem sonst nichts ansteht.
• Das ist nicht so wichtig.
• Ich dachte, Sie seien nicht da.

Es gibt endlos viele Gründe, warum eine Aufgabe nicht erledigt werden kann.

Ich rate Ihnen: Seien Sie genauso geschickt darin, Dinge sofort zu erledigen, wie Sie es sind, sich vor Arbeiten zu drücken. Hier noch 5 konkrete Tipps, wie Sie der Aufschieberitis Herr werden:

1. Das Sofort-Prinzip: Alle zeitlich überschaubaren Aufgaben sollten Sie am besten direkt ausführen. Denn alles was sofort erledigt wird, ist zehnmal besser, als Aufgaben zu verwalten, Notizen zu machen oder Pendenzenlisten zu führen.
   Aufgeschobene Arbeiten verschlingen nachweislich mehr Zeit, als ihre sofortige Erledigung und werden zudem zu einer mentalen Belastung.
   
2. Wenn Sie bei einer schwierigen Aufgabe keinen Ansatzpunkt finden und deshalb die Arbeit vor sich her schieben, versuchen Sie die folgenden zwei Methoden:
   a) starten Sie bei einem einfachen Detail und nutzen Sie den Schwung, um sich von dort aus an komplexe Bereiche vorzuarbeiten. Achtung: Bleiben Sie nicht an Details hängen, vor allem, wenn Sie den Hang zu Perfektionismus haben. Setzen Sie sich Zeitlimits.
   b) stellen Sie fest, welches die lohnenden oder wichtigen Bereiche einer Aufgabe sind, und setzen Sie genau dort an. Diese Technik ist zwar schwieriger aber äusserst motivierend, sobald Sie den Einstieg gefunden haben. Achtung: Vergessen Sie die Details nicht.
   
3. Unterteilen Sie grössere Arbeiten in kleine Schritte oder Zeiteinheiten und beginnen Sie sofort mit dem ersten Schritt. Die nachfolgenden Schritte planen Sie in Ihrer Agenda fest ein.
   
4. Schalten Sie Störfaktoren wie Telefon, Besuche, E-Mail aus oder ziehen Sie sich an einen ungestörten Ort zurück.
   
5. Loben und belohnen Sie sich für Erreichtes.

Neue Rechtschreibung: Gross oder klein

Substantivierte Sprachadjektive werden grundsätzlich gross geschrieben.  

In Outlook blitzschnell Termine verschieben

Dass man einen Termin mit dem Datumsnavigator schnell verschieben kann, ist sicher bekannt. Doch das funktioniert nur, wenn der Zieltermin dort bereits sichtbar ist! Wenn der Termin über weitere Strecken verschoben werden muss, empfehlen wir eine Vorgehensweise ohne Verwendung des Datumsnavigators und ohne die Maus für das Verschieben zu nutzen.
Markieren Sie das zu verschiebende Element mit der Maus. Schneiden Sie es anschliessend mit Ctrl+X in die Zwischenablage aus. Lassen Sie sich dabei nicht irritieren, dass der Termin im Kalender verbleibt – er wird erst beim Einfügen wirklich ausgeschnitten!
Mit Ctrl+G öffnen Sie die Dialogbox Gehe zu und geben den Zieltermin ein. Dabei können Sie sich kurz fassen: 20.6 und Enter reicht für den 20. Juni des aktuellen Jahres aus (ohne Jahresangabe verwendet Outlook immer das laufende Jahr). Markieren Sie nun im Zieltermin den Zeitpunkt und fügen Sie den Termin aus der Zwischenablage mit Ctrl+V ein.

Kurs: Effizienter Arbeiten mit Outlook 2003

Datum: 24. Januar 2006, 9 – 17 h, Ort: Olten, Kurskosten Fr. 480.--, pro Teilnehmer ein PC, Inhalt: Wie kann ich mit Outlook 2003 meine Arbeit effizienter gestalten?
Kursbeschreibung (PDF/59KB) | Anmeldung

Recht: E-Mail und Datensicherheit

Das Datenschutzrecht bezweckt den Schutz der Persönlichkeit von Personen, über die Daten gesammelt und bearbeitet werden. Geschützt werden sowohl natürliche wie auch juristische Personen. E-Mails haben mehrfachen Bezug zu Personendaten. Einerseits liefern oft bereits Absender- und Empfängeradresse personenbezogene Daten, andererseits können die Inhalte persönliche Informationen wiedergeben, z.B. Betriebsgeheimnisse.
Das Bundesgesetz über den Datenschutz (Datenschutzgesetz; DSG) stellt in Art. 7 Anforderungen an die Informationssicherheit. Es verlangt, dass Personendaten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden. Es sind Massnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, der Verfügbarkeit und der Richtigkeit der Daten zu ergreifen.
Welche Massnahmen angemessen sind, überlässt der Gesetzgeber bewusst dem Anwender. Dieser hat aufgrund des Zwecks und des Umfangs der Datenbearbeitung sowie nach Prüfung möglicher Risiken für die betroffenen Personen und aufgrund des gegenwärtigen Standes der Technik über die einzusetzenden Mittel zu entscheiden. Welche Massnahme zur Sicherung von Daten getroffen werden muss, ist also nach den konkreten Umständen im Einzelfall zu entscheiden. Je sensibler die personenbezogenen Informationen sind, desto stärkere Sicherungsmassnahmen sind verlangt.
Um den Anforderungen an die Datensicherheit gerecht zu werden, müssen Mitteilungen mit sensiblen personenbezogenen Daten vor ihrer Übermittlung verschlüsselt werden. Wer solche E-Mailnachrichten unverschlüsselt versendet, verletzt die Persönlichkeit der betroffenen Personen. Es drohen Rufschädigung, Schadenersatz- und Genugtuungsansprüche.
Im nächsten Newsletter erfahren Sie mehr über die Verschlüsselung von E-Mails.

Rätsel der Woche: Die Federn des Medizinmann

Drei Forscher werden von Indianern gefangen genommen und an drei hintereinander stehende Pfähle gebunden.
Dabei sieht der vorderste Forscher keinen der anderen Kollegen. Der zweite sieht einzig den Pfahl mit dem vordersten Forscher. Der dritte sieht vor sich die beiden Pfähle mit seinen beiden Kollegen.
Der Medizinmann steckt nun jedem der Forscher eine Feder ins Haar, die er versteckt für den jeweiligen Forscher aus seinem Beutel herauszieht.
Nun spricht der Medizinmann zu ihnen: "Insgesamt hatte es zwei schwarze und drei weisse Federn in meinem Beutel. Ich gebe euch die Chance frei zu kommen, wenn einer begründet weiss, welche Farbe die Feder hat, die er angesteckt bekam.
Sehr lange herrscht Stille, doch dann schreit einer: "Hurra, jetzt weiss ich es!"
Welcher Forscher war es und welche Farbe hatte seine Feder?


Lösung des Rätsels von vergangener Woche: Lösung 1: 4 kg. Wenn 20 kg frische Pflaumen zu 90% aus Wasser bestehen, beträgt der Anteil Trockenmasse 2 kg. Der Wasseranteil liegt nach dem Dörren bei 50%, das sind ebenfalls 2 kg – macht also zusammen 4 kg Trockenpflaumen.
Lösung 2: Von einigen Lesern wurden wir darauf aufmerksam gemacht, dass aus dem Garten keine entsteinten Pflaumen kommen. Deshalb ist Lösung 2 logischerweise 0 kg.

Knüsel Management AG, Bielstrasse 44, CH-4500 Solothurn
Telefon: 032 621 76 33 / E-Mail: info@mehrleisten.ch

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