Sitzung - nicht schon wieder
Die Unzufriedenheit mit der Sitzungskultur ist riesig. In einer soeben publizierten Umfrage bei 6000 Personen kommt dies jedenfalls zum Ausdruck. Konkret wird Folgendes moniert: überflüssige Sitzungen, mangelnde Vorbereitung, unklare Zielsetzung, ausufernde Diskussionen, lange Monologe.
Die oben aufgeführte Studie ist nicht die einzige, die der Sitzungskultur ein schlechtes Zeugnis ausstellt. In einer Analyse von 150 Meetings kam man zum Schluss, dass 90 Prozent der Sitzungen ineffizient sind, und fast 70% enden ohne Massnahmenplan oder klare Entscheidungen.
An jeder zweiten Sitzung wussten die Mitarbeiter nicht einmal, was sie erwartet, da keine Agenda vorbereitet war.
Schliesslich und zu allem Übel deutet nichts darauf hin, dass Sitzungen seltener werden. Für Wirtschaftsprofessor Malik ist dies keine gute Entwicklung und er meint «Tendenziell funktioniert eine Organisation als Ganzes umso besser, je weniger Sitzungen benötigt werden».
Die nachfolgenden Tipps sind wirkungsvolle Gegenmittel:
Tipps für Sitzungsteilnehmer:
- Sie werden zu einer Sitzung eingeladen und eigentlich wissen Sie gar nicht weshalb. Fragen Sie in so einem Fall den Sitzungsorganisator, ob Ihre Anwesenheit notwendig ist und haben Sie allenfalls den Mut «Nein» zu sagen.
- Sie können den Sitzungsleiter auch fragen, was Sie konkret zur Sitzung beitrage sollen und ob Sie Ihren Beitrag auch per Telefon oder per E-Mail liefern können.
- Bereiten Sie sich für die Sitzung vor. Überlegen Sie sich, was Sie an der Sitzung erreichen wollen. Fragen Sie sich: Was sind meine Ziele, meine Positionen, was kann ich konkret zur Sitzung oder Lösung beitragen.
- Bleiben Sie an Sitzungen sachlich und lösungsorientiert.
- Spielen Sie keine fiesen Spielchen. Taktik ist O.K., aber fair.
- Halten Sie keine endlosen Monologe. Kommen Sie auf den Punkt und versuchen Sie Ihre Beiträge auf eine Minute zu beschränken.
Tipps für Sitzungsleiter:
- Fragen Sie sich zuallerst:Ist Ihr Meeting überhaupt nötig? Geht es auch per Telefon, E-Mail oder mit einer Einzelbesprechung?
- Besprechungen mit vielen Teilnehmern lösen selten ein Problem, sondern verschwenden viel wertvolle Zeit. Deshalb: Je weniger Teilnehmer, desto besser.
- Haben Sie die Richtigen ausgewählt? Nur diejenigen Personen haben an Ihrer Sitzung etwas zu suchen, die etwas zum Thema beitragen können.
- Keine Sitzung ohne Ziel und schreiben Sie dieses auch in die Einladung und zwar pro Thema.
- Legen Sie für jedes Traktandum eine Zeitspanne fest und halten Sie diese stur ein.
- Achtung Taktiker: Diese bringen Ihre Anliegen erst vor, wenn die anderen zu erschöpft sind, um zu widersprechen. Ist das Thema wichtig, verschieben Sie es auf eine andere Sitzung.
- Passive und Aktive: Lassen Sie die schwächeren Teilnehmer zuerst sprechen. Gerneredner melden sich selber.
- Roter Faden: Sie haben sich beim Zusammenstellen der Themenliste etwas gedacht, also markieren Sie den Chef. Schauen sie immer wieder demonstrativ auf die Uhr. Unterbrechen Sie Teilnehmer, die nicht zum Thema reden.
- Ergebnisse: Beweisen sie Umsetzungsstärke. Fragen Sie bei jedem Punkt: Was ist zu tun? Wer kümmert sich darum und bis wann? Sie müssen natürlich auch nachstochern und kontrollieren.
- Protokoll: Es braucht immer eins, am besten gleich an der Sitzung erstellen und verteilen (Mindestens Beschlüsse, Massnahmen, Verantwortliche und Termine).
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