Selbstmanagement statt Zeitmanagement

Unser Büroalltag ist oft geprägt von Kurzfristigkeit, von Störungen und von ungeplanten Spontanaufgaben. Die Folgen sind verbreiteter Zeitmangel. Und die logische Folge daraus:  Wichtige Arbeiten bleiben liegen, drängende Probleme werden nicht gelöst.

Über den Mangel an Zeit lohnt es sich jedoch nicht zu jammern, denn jeder von uns hat gleich viel Zeit, nämlich genau 24 Stunden am Tag. Zeitmanagement ist deshalb eine Illusion: Wir können die Zeit weder vermehren, noch sparen, noch sonst wie managen.
Wenn wir also unsere Aufgaben nicht erledigen, unsere Wünsche nicht umsetzen oder unsere Ziele nicht erreichen können, liegt es nicht an fehlender Zeit, sondern oft an fehlendem Selbstmanagement.

Selbstmanagement bedeutet: Die eigene Zeit wirkungsvoll, effizient und zielgerichtet nutzen. Nachfolgend Tipps wie Sie Ihr Selbstmanagement verbessern können:

 

Entscheiden und verzichten

Aufgaben haben wir sowieso immer zu viel und Wünsche und Visionen auch. Es nützt gar nichts, wenn wir vor lauter Abwägen, Lavieren und Schwanken, gar nichts erreichen. Haben Sie den Mut, Entscheidungen zu treffen und damit Wünsche und Visionen über Bord zu werfen, für die Sie sowieso keine Ressourcen haben. Konkret heisst das: Fokussieren, etappieren oder verzichten.

Planen

Selbstmanagement funktioniert nur mit sorgfältiger Planung. Doch dafür benötigt man Zeit,  Zeit die scheinbar nicht vorhanden ist. Deshalb wird die Planung so oft sträflich vernachlässigt.

Doch Planung ist eine Investition, die enorme Zinsen bringt: Jede Minute, die Sie in Ihre Planung investieren, bekommen Sie als Vielfaches in Form von nicht verschwendeter Zeit geschenkt.

Beispiel: Ein gut geplanter Umzug ist in einem Viertel der Zeit erledigt. Eine Hausfrau die einen Essensplan macht, geht nur einmal pro Woche einkaufen.

Ordnung und weniger Hektik

Produktiv und konzentriert arbeiten geht nicht, wenn der Schreibtisch überladen ist und ständig das Telefon klingelt.
Befreien Sie sich wenigstens während eines Teils Ihrer Zeit von der täglichen Hektik, die keinen Raum für ruhiges Arbeiten lässt. Am besten, Sie reservieren die Morgenstunden für ungestörtes Arbeiten. Beginnen Sie Ihren Tag mit einer wichtigen Arbeit und nicht mit dem Lesen der E-Mails.

Räumen Sie alle Unterlagen, Dossiers und Informationen, die nicht gerade Ihre aktuelle Arbeit betreffen, von der Arbeitsfläche weg. Unerledigte Akten die auf dem Tisch liegen, schreien Sie an und ziehen Ihre Aufmerksamkeit von der aktuellen Tätigkeit ab. Zudem fördern Stapel auf dem Tisch das zeitraubende Multitasking.

Weniger verzetteln

Die wichtigste Erkenntnis (nach jener, dass man überhaupt planen sollte) ist: Prioritäten setzen und sinnvolle Arbeitseinheiten bilden. Wer z. B. jede Anfrage sofort beantwortet, jedes Telefonat annimmt und auch unangemeldete Besucher gleich empfängt, verzettelt sich.

Besser: Führen Sie begonnene Aufgaben oder Teilaufgaben zu Ende. Erledigen Sie gleichartige Arbeiten in Blöcken: Telefonate, E-Mails, Routinetätigkeiten. Planen Sie auch diese Blöcke fest ein. Schliesslich, reservieren Sie für keinen Block mehr als 90 Minuten, denn dann lässt die Aufmerksamkeit rapide nach.