Effizienter Arbeiten - Beachten Sie Ihre Leistungskurve

Sie kennen sicher Menschen, die frühmorgens voller Elan aus dem Bett springen und gleich Bäume ausreissen könnten, sogenannte Morgenmenschen. Dann wiederum gibt es jene, die noch spät in die Nacht arbeiten können.

An diesem Beispiel zeigt sich, dass jeder Mensch eine individuelle Leistungskurve hat. Nun, was hat das mit Arbeitsplanung zu tun? Natürlich viel! Denn wer beim Zeitmanagement seine Leistungskurve berücksichtigt, arbeitet in der Regel effizienter.

 
So lernen Sie Ihre innere Uhr besser kennen

Die meisten Menschen kennen diese Leistungsschwankungen und sie wissen auch ungefähr wie ihre Leistungskurve verläuft. Falls dies nicht so ist oder wenn Sie Ihre Leistungskurve genauer kennen möchten, können Sie das wie folgt herausfinden:

Beobachten Sie ganz bewusst Ihre Leistungsfähigkeit im Laufe des Tages – mindestens eine Woche lang. Zu welcher Tageszeit sind Sie in der Regel voller Elan, wann können Sie sich am besten konzentrieren? Wann lässt die Leistungsfähigkeit wieder nach, wann werden Sie träge, müde? Wie verläuft also Ihre Leistungskurve?

Zeichnen Sie dazu pro Tag eine Matrix mit der x-Achse Leistung und einer Skala von 1 bis 10 und der y-Achse Zeit und einer Skala von 6 – 24 Uhr. Nun machen Sie stündlich eine Markierung zwischen 1 (Leistungstief) und 10 (Leistungshoch).
Bei den meisten Menschen verläuft die Leistungskurve folgendermassen: Das Tageshoch stellt sich je nach Typ zwischen 8 und 11 Uhr am Vormittag ein. Dann fällt die Kurve ab. Zwischen 15 und 17 Uhr steigt die Leistungskurve wieder an, der Zenit vom Vormittag wird aber nicht mehr erreicht. Schliesslich kommt es zu einem kontinuierlichen Abfall bis zum absoluten Tiefpunkt nach Mitternacht.

Leistungskurve und Tagesplanung

Jetzt, wo Sie Ihre Leistungskurve kennen, können Sie Ihren Tagesablauf entsprechend planen. Es geht also darum, anspruchsvolle Aufgaben und Tätigkeiten, die grosse Konzentration erfordern, möglichst ins Leistungshoch zu legen. Routineaufgaben, die keiner sonderlichen Aufmerksamkeit bedürfen, können ins Leistungstief verlagert werden.

Leistungskurve und Umgebungsaktivität

Bei Morgenmenschen liegt das Leistungshoch zwischen 6 und 9 Uhr morgens. Dies ist in normalen Büros eine eher störungsfreie Phase mit wenig Aktivität. Diese Zeit sollten Sie unbedingt für konzentriertes Arbeiten nutzen. Planen Sie bereits am Vortag eine wichtige Arbeit für diese Zeitspanne ein und beginnen Sie den Tag nicht mit dem Lesen von E-Mails. Auch für Sitzungen ist diese Zeit zu schade.

Bei Morgenmuffel liegt das Leistungshoch zwischen 8 und 11 Uhr. Dummerweise ist dies auch die Zeit, in der das Büro zu leben beginnt. Das Telefon klingelt andauernd, Kollegen trampeln ins Büro und genau in dieser Zeit liegen die meisten Sitzungen. Tipp: Planen Sie wichtige Arbeiten in Ihr Leistungshoch und reservieren Sie die Zeit in der elektronischen Agenda. Schliessen Sie zudem die Bürotür, schalten Sie Handy und Telefon aufs VoiceMail, schalten Sie Outlook aus.

Falls dies nicht geht, weil Sie kein eigenes Büro haben oder weil es in Ihrem Umfeld einfach zu hektisch ist, versuchen Sie in einem Sitzungszimmer oder noch besser im Homeoffice zu arbeiten.

Wenn es Ihnen gelingt, Ihre Leistungshoch bewusst zu nutzen und zudem in eine störungsfreie Umgebung zu legen, werden Sie locker das Doppelte leisten.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg.