Hinterfragen Sie regelmässig Ihre Aufgaben

Kürzlich hat mir ein Freund folgende Geschichte erzählt:

«Während der Bankenkrise in den neunziger Jahren wurden auf seiner Führungsstufe alle Assistentinnenstellen gestrichen. Das Erstaunliche war, dass für mich und die anderen betroffenen Führungskräfte die Arbeitsbelastung danach kaum grösser war und die Qualität unserer Arbeit nicht gelitten hat.»

Der Bekannte erzählte weiter, man habe danach gemerkt, dass die Assistentinnen viele Aufgaben gemacht hätten, die eigentlich niemand richtig benötigt habe. Zum Beispiel Statistiken, für die sich niemand interessiert, Listen und Rapporte, die keiner anschaut, Aufgaben, die keine Wirkung haben.

Mit dieser Anekdote will ich natürlich nicht sagen, dass Assistentinnen überflüssig sind. Im Gegenteil, viele Chefs würden ohne Assistentin gar nicht mehr funktionieren.

Die Aussage dieses Beispiels liegt woanders begraben. In der Theorie der Arbeitstechnik spricht man von so genannten A, B, und C-Aufgaben. A-Aufgaben tragen 65 Prozent zum Erfolg einer Unternehmung bei. B-Aufgaben 20 und C-Aufgaben noch 15 Prozent.

Eine weitere Theorie in der Arbeitstechnik besagt, dass Führungskräfte nur wichtige und stufengerechte Tätigkeiten ausführen sollen – andere Aufgaben sollen delegiert, hinterfragt oder abgelehnt werden.

 

Der Weg des geringsten Widerstands ist die Delegation.
Wenn nun Führungskräfte C-Aufgaben nie ablehnen oder hinterfragen und bequemerweise  an Ihre Assistentinnen weiterdelegieren, dann kommt es so heraus wie in unserem oben aufgeführten Beispiel.

 

Das Problem liegt also im Führungsverhalten der Chefs. Wenn Führungskräfte nicht den Mut haben, auch einmal «Nein» zu sagen oder Aufgaben periodisch zu hinterfragen, dann ist der einfachste Weg, solche Tätigkeiten zu delegieren.

Nun wäre es zu einfach, die Schuld nur den Chefs anzulasten. Natürlich haben auch die Assistentinnen eine Verantwortung. Auch sie (so wie ihre Chefs) können ihre Tätigkeiten und ihre Aufgaben immer wieder hinterfragen:

·      Was bringt diese Aufgabe dem Team / der Firma?
·      Was würde passieren, wenn ich diese Aufgabe ersatzlos streiche?
·      Könnte ich eine Aufgabe vereinfachen oder reduzieren?
·      Hat diese Tätigkeit irgendeine Wirkung auf den Erfolg unserer Firma?
·      Welche Aufgaben würde ich weglassen, wenn ich ab morgen nur noch 50% tätig wäre?

Ein Teilnehmer aus meinem Seminar hat mir Folgendes erzählt: Einmal im Jahr sitzt das Team zusammen und entscheidet, welche Aufgabe ab dem folgenden Jahr ersatzlos gestrichen wird. Die Erfahrungen damit seien nur positiv und Probleme hätte es noch nie gegeben.

 

Ich schlage Ihnen vor, dass Sie dieses Ritual auch in Ihrem Bereich einführen und zwar nicht einmal, sondern zweimal im Jahr!