Wie Sie mit grosser Arbeitslast umgehen

Zeitmangel und grosse Arbeitslast sind Worte, die ich als Trainer für Zeitmanagement immer wieder höre.Viele Führungskräfte und Sachbearbeiter empfinden tatsächlich tagtäglich einen ungeheuren Druck, alle anstehenden Aufgaben zu schaffen.

Manchmal ist die Arbeitslast wirklich zu gross, um sie zu schaffen. Da nützen auch die besten Arbeitsmethoden nichts. In einem solchen Fall rate ich, eine vollständige Aufgabenliste mit Zeitaufwand pro Tätigkeit zu erstellen und diese mit dem Vorgesetzten zu besprechen.

Doch oft ist auch die persönliche Anspruchshaltung oder eine schlechte Arbeitstechnik der Grund für den Stress. Nachfolgend 5 Tipps mit Hebelwirkung für weniger Druck und mehr Effektivität:

Hebel 1: Streichen Sie!
Überprüfen Sie, welche Aufgaben Sie jetzt und sofort komplett streichen können. Beispiel: Ein Sachbearbeiter lässt eine Statistik weg, die er für überflüssig hält. Nach 6 Monaten hat noch niemand reklamiert und es überhaupt bemerkt.

Hebel 2: Achtung vor Dringlichkeiten!
Lassen Sie sich nicht von Dringlichkeiten unter Druck bringen. Hüten Sie sich, sogenannt dringende Angelegenheiten anzunehmen. Fragen Sie nach, wieso etwas gerade jetzt sein muss. Schlagen Sie einen späteren Termin vor, da Sie jetzt gerade an wichtigen Aufgaben sind.

Hebel 3: Kein Multitasking!
Multitasking ist einer der grössten Zeitkiller. Zudem vergrössert Multitasking das Gefühl unter Stress zu stehen. Versuchen Sie eine Arbeit abzuschliessen, bevor Sie eine neue beginnen. Wenn Sie jemand mit einer Anfrage stört, sagen Sie: "Ich schliesse die aktuelle Arbeit ab, dann komme ich zu Ihnen/dir."

Hebel 4: Qualität reduzieren!
Überprüfen Sie, welche Aufgaben Sie an welchen Stellen kürzen können und welche Aufgaben nicht mit einem 100-Prozent-Ergebnis abgeschlossen werden müssen. Machen Sie Schluss bei 80 Prozent. Das ist das "gut-statt-perfekt-Prinzip".

Hebel 5: Abläufe optimieren! (Die Axt schärfen)
Gibt es Abläufe, die kompliziert sind und viel Zeit kosten? Oder ist Ihre Arbeitsweise aufwändig, weil Sie zum Beispiel Excel oder Word nicht optimal beherrschen? Legen Sie beispielsweise Checklisten für immer wiederkehrende Aufgaben an oder bündeln Sie gleichartige Arbeiten. Belegen Sie einen Kurs, um fehlendes Know How zu ergänzen.

So, das sind meine Tipps mit Hebelwirkung. Welche Tipps würden Ihnen vermutlich die grösste Entlastung bringen? Mir bringt Tipp 5 die grösste Hebelwirkung. Ich nehme mir oft nicht die Zeit, um Abläufe zu standardisieren oder zu dokumentieren. Wenn die Aufgabe dann wiederkommt, beginne ich von neuem bei Adam und Eva.

Allerdings bin ich auch immer wieder überrascht, wie oft ich Tipp 1 (Aufgaben streichen) anwenden kann. Hierzu benötigt man einfach ein bisschen Mut, dafür ist die Hebelwirkung besonders gross.

Jetzt kennen Sie meine bevorzugten Tipps bei Zeitdruck. Welche der vorgestellten Tipps haben bei Ihnen eine besonders grosse Hebelwirkung? Oder kennen Sie weitere Tipps?
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