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Terminplanung mit Doodle und Outlook 2007

Einen gemeinsamen Termin für einen grösseren Personenkreis zu finden, ist nicht immer leicht. Im Zeitalter von E-Mail und Internet müssen Sie dafür nicht mehr zum Telefonhörer greifen. Denn dafür gibt es „Doodle“. Noch einfacher geht es, wenn Sie Doodle und Outlook synchronisieren.
 
Doodle bietet neu einen Outlook-Connector an, mit dem Sie Termine direkt mit Ihrem Outlook-Kalender (ab Version 2007) abgleichen können. Wie praktisch Doodle und der Connector tatsächlich sind, erfahren Sie in in den folgenden Zeilen.
 
Doodle – Termine planen einfach gemacht
Doodle ist immer dann hilfreich, wenn Sie einen Termin mit mehreren Teilnehmern planen und wissen wollen, wann die meisten Teilnehmer Zeit haben. Auf der Webseite von Doodle (www.doodle.com) richten Sie dafür einen neuen Termineintrag ein, in dem Sie Vorschläge für das geplante Treffen machen. Die Teilnehmer erhalten anschliessend ein E-Mail mit dem Link auf die Doodle-Webseite mit Ihren Terminvorschlägen. Dort können Sie ankreuzen, wann es ihnen am besten passt. Die Rückmeldungen brauchen Sie nur noch auszuwerten, um den endgültigen Termin festzusetzen.

Das Ganze ist kostenlos und im Prinzip müssen Sie sich nicht einmal bei Doodle anmelden. Für eine komfortable Verwaltung Ihrer Terminvorschläge empfiehlt es sich allerdings, ein Doodle-Konto einzurichten. Das gilt insbesondere, wenn Sie den Outlook-Connector benutzen wollen.
 
Outlook-Connector von Doodle – So funktioniert’s!
Der Outlook-Connector ermöglicht es Ihnen, die Terminplanung aus Ihrem Outlook-Kalender (ab Version 2007) heraus zu starten. Ausserdem können Sie über ein zusätzliches Browser-Addon auf das Outlook-Adressbuch zugreifen, was die Auswahl der Teilnehmer beschleunigt. Und mittels Kalender-Synchronisation lassen sich die endgültigen Termine automatisch in Ihren Outlook-Kalender eintragen.

Erhältlich ist der Outlook-Connector als kostenloser Download auf folgender Webseite:
http://www.doodle.com/about/doodleOutlookConnector.html
 
Outlook-Connector einrichten:
•      Beim nächsten Start von Outlook müssen Sie den Connector von Doodle konfigurieren. Der Connector fordert Sie zunächst auf, sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Doodle-Passwort anzumelden.

•      Im nächsten Schritt geben Sie an, welchen Kalender Sie mit Doodle synchronisieren wollen. Wenn Sie wert auf Privatsphäre legen, kreuzen Sie das Kontrollkästchen „Nur frei/besetzt Informationen an Doodle senden“ an. So verhindern Sie, dass Termindetails auf den Doodle-Server übertragen werden. Ausserdem bietet Ihnen der Connector an, neben dem Kalender auch die Kontakte zu synchronisieren, was die spätere Auswahl der Empfänger Ihrer Terminvorschläge erleichtert. Und schliesslich können Sie noch das Synchronisierungsintervall an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Von nun an ist der Connector von Doodle in Outlook mittels einer eigenen Symbolleiste aufrufbar.
 
Termine planen mit dem Connector:
Jetzt steht einer komfortablen Terminplanung nichts mehr im Wege.
•      Wechseln Sie als erstes in Ihren Kalender.

•      Danach klicken Sie in der Doodle-Symbolleiste auf Termin finden. So gelangen Sie automatisch auf die Doodle-Webseite für einen neuen Termin.

•      Hier müssen Sie sich als erstes anmelden, und zwar mit dem im Outlook-Connector angegebenen E-Mail-Konto und Doodle-Passwort.

•      Fahren Sie dann wie gewohnt mit der Einrichtung des Terminvorschlags fort. Auf der zweiten Seite präsentiert Doodle automatisch die neue Kalenderansicht, in der Sie die Terminvorschläge nur noch mit der Maus einfügen müssen. Der Vorteil des Outlook-Connectors besteht darin, dass im Doodle-Kalender sofort alle Termine aus Ihrem Outlook-Kalender erscheinen. Das erleichtert die Suche nach geeigneten Terminvorschlägen ungemein.

•      Nachdem Sie alle Terminvorschläge in den Kalender eingefügt haben, setzen Sie die Arbeit im Terminfindungsassistenten von Doodle wie gewohnt fort.

•      Im letzten Schritt sollten Sie die Option „Doodle die Einladung verschicken lassen“ wählen, damit Sie die Teilnehmer bequem aus Ihrem Outlook-Adressbuch übernehmen können. Das erreichen Sie, indem Sie im Feld für die Teilnehmeradressen den Anfangsbuchstaben des Namens eingeben. Doodle präsentiert daraufhin eine Liste der möglichen Empfänger, aus der Sie nur noch den passenden Eintrag auswählen müssen.

•      Nun warten Sie ab, wie die Teilnehmer reagieren. Das Resultat verfolgen Sie auf der Doodle-Seite der Terminumfrage. Dort können Sie die Umfrage auch abschliessen und einen "definitiven" Termin festlegen.

•      In Outlook können Sie schliesslich in der Doodle-Symbolleiste auf „Aktualisieren“ klicken, damit der in Doodle vereinbarte Termin in Ihren Kalender eingetragen wird.
 
Praktischer kann eine effektive Terminabsprache kaum sein - probieren Sie es einfach einmal aus.

23.08.2010

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