Wie Sie mit einer professionellen Ablage Zeit und Geld sparen

Ein Sachbearbeiter, der fünf grosse Papierstapel auf seinem Schreibtisch hatte, erzählte uns einmal mit Pokerface: „Ich weiss genau, wo ich was finde. Ein System benötige ich keines. Dies hier ist mein System!“, und er zeigte auf seine fünf Stapel und auf sein Chaos auf seinem Pult. Da klingelte das Telefon. Der Anrufer fragte nach einem Brief, den er vor ein paar Tagen zugesandt hatte. Unser Mann antwortete ins Telefon „Ja sicher, einen Augenblick bitte!“, und machte sich über seine Stapel her. Er blätterte und blätterte und wurde immer röter im Gesicht, bis er dem Anrufer verlegen sagte: „Ich werde Sie zurückrufen.“

Ordnung ist die Basis für Effizienz. Dies haben die Japaner seit längerem erkannt. Ihre Methode KAIZEN zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen fängt damit an, dass Ordnung und Struktur geschaffen wird.

Wichtig ist: Ihr Arbeitsplatz ist kein Ablageplatz für Akten, Zeitschriften, Berichte, Mappen und andere Stapel, sondern eben ein Arbeitsplatz! Auf den Arbeitsplatz kommt die Arbeit, an der Sie gerade arbeiten, höchstens 4 Ablagefächer (Ein / Aus / Pendenz / Lesen), die wichtigsten Arbeitswerkzeuge und sonst nichts!

Beachten Sie die folgenden Punkte und Sie werden Zeit sparen, mehr Überblick erlangen und schliesslich effizienter arbeiten:

 

1. Aktive und passive Daten trennen
Das Grundprinzip von Ordnung im Büro ist: Je aktueller eine Information ist und je häufiger sie bearbeitet oder gebraucht wird, desto näher am Arbeitsplatz soll sie aufbewahrt werden.

Archivakten und Daten, die seit Monaten oder Jahren nicht mehr benutzt wurden, gehören ins Archiv oder in den Container.

Daten, die von mehreren Personen oder von einem Team benutzt werden, gehören an einen zentralen und für alle zugänglichen Ort und nicht an den persönlichen Arbeitsplatz.

 

2. Liegende Stapel sind tabu
Sammeln Sie keine Unterlagen in Stapeln, sondern versorgen Sie möglichst immer alles, zum Beispiel in Hängemappen oder noch effizienter im Mappei Ablagesystem (Siehe Kurztipp).

 

3. Immer sofort entscheiden
Entscheiden Sie bei allen Schriftstücken, die keine juristische Aufbewahrungspflicht haben immer sofort, welchen Nutzen das Dokument bietet und ob es nicht weggeworfen werden kann.

 

4. Wo und wie könnte ich ein Dokument wieder beschaffen
Fragen Sie sich immer, bevor Sie ein Dokument horten: Wo und wie könnte ich es wieder beschaffen, falls ich es in Zukunft möglicherweise wieder benötige?

 

5. Eindeutige und konsequente Beschriftung
Alle Dokumentenbehälter (Ordner, Hängeregister, Mappei-System, Körbe, Schalen, Schubladen, Schränke usw.) sind eindeutig beschriftet.

 

6. Papierkorb
Betrachten Sie den Papierkorb als eines Ihrer wichtigsten Werkzeuge, denn 85% aller Informationen werden nie mehr angeschaut. Also können Sie diese auch gleich wegschmeissen. Falls Ihnen das Wegwerfen Mühe macht, dann besorgen Sie sich zwei Papiersammler. Füllen Sie zuerst den ersten mit unnötigen Dokumenten, dann den zweiten. Sobald der zweite Papiersammler voll ist, leeren Sie den ersten usw. Mit diesem Dokumenten-Puffer können Sie Ihr Sicherheitsbedürfnis befriedigen und falls Sie doch einmal etwas zu früh weggeschmissen haben, können Sie das Papier wieder hervorkramen.