Wie Sie per E-Mail effizient kommunizieren

Arbeit im Büro, insbesondere Führung, besteht zu einem grossen Teil aus Kommunikation. Wenn Kommunikation unterstützt wird durch elektronische Medien, dann ist dies eine Hilfe. Wenn sie aber ersetzt wird durch elektronische Medien wie beispielsweise durch E-Mails, dann liegt dort eine Gefahr; denn menschliche Kommunikation ist nicht nur Übermittlung von Sachaussagen, sondern transportiert auch zwischenmenschliche Bindung.

Die Gefahren und Probleme der E-Mail-Kommunikation sowie einige Regeln für eine effiziente E-Mail-Kommunikation möchte ich Ihnen nachfolgend erläutern:

 

Vorsicht bei Witz und Ironie
Wie ist das gemeint? Diese Frage stellt sich so mancher, der ein E-Mail erhält. Meint der Absender wirklich, was er schreibt, oder will er witzig bzw. ironisch sein? Eine Studie hat ergeben, dass Witz und Ironie in E-Mails vom Empfänger oft nicht erkannt werden. Auch wenn der Versender meint, seine Aussage sei absolut klar.

Dabei helfen auch so genannte Emoticons (Smileys usw.) nicht. Ein Experiment der Studie zeigte, dass die Klarheit der E-Mails dadurch nicht besser wurde.

 

Keine verbalen Attacken
E-Mails verleiten dazu, den Emotionen freien Lauf zu lassen. Im Affekt ist ein beleidigendes oder unflätiges E-Mail schnell geschrieben und noch schneller versendet. Meist bereut man das E-Mail bereits unmittelbar nach dem Senden.

Bevor Sie ein E-Mail im Ärger verfassen, atmen Sie zehn Mal gut durch, holen Sie sich einen Kaffee oder machen Sie etwas anderes und schreiben Sie erst dann Ihr E-Mail.

 

Muss es immer ein E-Mail sein?
Überlegen Sie sich, ob ein E-Mail das richtige Kommunikationsmittel ist. Dabei spielen Kriterien wie Genauigkeit, Schnelligkeit, Vertraulichkeit und Komplexität eine Rolle. Grundsätzlich gilt: Je komplexer eine Kommunikationsaufgabe ist, desto weniger sollte Sie per E-Mail erledigt werden.

Zum Beispiel ist die Vereinbarung eines Termins bereits relativ komplex. Per E-Mail können da gut und gerne drei, vier E-Mails hin und her wechseln. Per Telefon ist eine solche Aufgabe in 2 Minuten erledigt.

 

Weiteres Beispiel: Wälzen Sie keine Probleme, vor allem zwischenmenschliche, per E-Mail platt. Sobald Sie merken, dass ein Sachverhalt zu komplex oder eben persönlich wird, greifen Sie zum Telefon, um die Sache zu klären oder um ein Gespräch zu vereinbaren. Sie sparen dabei eine Menge Zeit und beugen Missverständnissen vor.

 

Ein Brief wirkt mehr als ein E-Mail
Klar, E-Mails sind modern und Zeichen eines zeitgemässen Lebensstils. Wenn Sie aber mit Ihrer Kommunikation eine nachhaltige Wirkung erzielen wollen, dann seien Sie ruhig etwas altmodisch: Schreiben Sie wieder einmal einen Brief, eventuell sogar handschriftlich.

 

Wie Sie ein E-Mail verfassen sollten
Grundsätzlich ist ratsam: Verlassen Sie nie die sachliche Ebene und schreiben Sie E-Mails kurz, klar und prägnant.
Überlegen Sie sich, welche Informationen und welchen Wissensstand der Empfänger braucht, um zu verstehen, was Sie meinen. Versetzen Sie sich kurz in den Empfänger Ihrer Zeilen und überlegen Sie sich: Wird aus meinem E-Mail wirklich klar, was ich mitteilen will?

Schreiben Sie im ersten Satz konkret, worum es geht und was Sie erreichen wollen.
Führen Sie alle Informationen an (Was, Wer, Wie, Wann, Wo, Wie viel) und machen Sie zum Schluss, falls nötig, einen Entscheidungsvorschlag.

Gliedern Sie den Text mit Absätzen, die durch eine Leerzeile getrennt sind. Vermeiden Sie "Bandwürmer" ohne Struktur. Wer einen Text gliedert zeigt, dass er sich mit der Materie auseinandergesetzt hat, dass er strukturiert denkt und vor allem, dass er zuerst denkt und dann schreibt.

 

Aussagefähige Betreffzeile und nur ein Thema pro E-Mail
Verfassen Sie immer eine Betreffzeile und zwar so, dass der Empfänger sofort erkennt, worum es geht. Betreffzeilen wie „Diverses“ oder „Allgemein“ oder „Marketing“ sind zu vermeiden.

Daraus geht auch hervor, dass man pro E-Mail nur über ein Thema schreibt. Dies erleichtert dem Verfasser und dem Empfänger die Bearbeitung und Organisation des E-Mails.